Attrezzature e strumenti virtuali

La contea di Larimer fornirà ai dipendenti approvati per il lavoro a distanza, sia obbligatorio che volontario, un laptop, una docking station, un monitor, una tastiera e un mouse. Se i dispositivi di emissione standard non soddisfano le esigenze del lavoratore remoto, è responsabile dell'acquisto di altri dispositivi.

I dipendenti possono utilizzare la rete privata virtuale (VPN) per accedere alle risorse sulla rete della contea, solo su un computer fornito dalla contea. La Contea fornisce il laptop per garantire il rispetto degli standard di sicurezza e tecnologia della Contea. 

I dipendenti possono utilizzare il proprio computer di casa per accedere alle risorse di rete della contea utilizzando Virtual Desktop Infrastructure (VDI). Un computer di casa con accesso a Internet può essere utilizzato anche per accedere direttamente ai servizi basati su cloud della Contea. Questi servizi includono la suite di prodotti Google o altre applicazioni Software as a Service a cui è possibile accedere tramite il portale di autenticazione OKTA.

I dipendenti, sia per il lavoro a distanza volontario che obbligatorio, saranno responsabili dell'acquisto di: stampante (l'IT consiglia stampanti laser fronte/retro che supportano il formato carta legale per stampe significative - HP, Lexmark, Brother, Canon), webcam, cuffie e documento desktop fronte/retro scanner (dispositivi che supportano TWAIN, Kofax o ISIS). 

I mobili per ufficio remoto sono unici per il dipendente. La casa di ogni dipendente, le esigenze di arredamento (spazio e design) e l'ergonomia renderanno l'acquisto di questi articoli unico. Se i dipendenti hanno domande sui mobili ergonomici, si prega di contattare il Coordinatore per la sicurezza della gestione dei rischi.

I dipendenti saranno responsabili dell'acquisto della propria scrivania, sedia (Guida all'acquisto di sedie), supporti per monitor, poggiapiedi e qualsiasi altra attrezzatura necessaria per il lavoro a distanza.  

Le strutture hanno fornito alcune raccomandazioni per il lavoro a distanza Opzioni di mobili. I dipendenti possono cercare questi articoli e acquistare in modo indipendente.

I dipendenti possono beneficiare del Indennità di connettività oppure può collaborare con il proprio dipartimento per determinare se un dispositivo rilasciato dalla contea è più appropriato. I dipendenti possono consultare la politica di connettività wireless per ulteriori informazioni. L'indennità di connettività, precedentemente nota come indennità per dispositivi wireless, offre ai dipendenti idonei un'indennità per dispositivi wireless e un'indennità per Internet. I dipendenti che devono utilizzare un dispositivo wireless della contea per le loro responsabilità lavorative o i dipendenti identificati come lavoratori remoti obbligatori possono avere diritto a un'indennità.

Entrambe le categorie di lavoratori a distanza, volontario e obbligatorio, indipendentemente dall'indennità, e se il dipendente non dispone di un dispositivo rilasciato dalla Contea, sono responsabili dell'acquisto della propria abitazione o del telefono cellulare (incluso il servizio) e del servizio Internet (inclusi eventuali associati apparecchiature per il servizio e l'utilizzo di Internet come modem, router wireless o estensori di portata wireless e/o apparecchiature per reti mesh).

Un supervisore può autorizzare un dipendente a utilizzare a casa materiali di consumo per ufficio della contea. Esempi di articoli di consumo includono: penne/matite, blocchi per appunti, foglietti adesivi, fermagli per carta/raccoglitori, raccoglitori, cartelline e carta. Il dipendente che lavora in remoto deve tenere informato il proprio supervisore quando prende le forniture dall'ufficio per l'utilizzo durante il lavoro in remoto.

I dipendenti saranno responsabili dell'acquisto del proprio inchiostro per stampanti, a meno che non vi siano situazioni uniche in cui un dipendente è tenuto a stampare per svolgere il proprio lavoro. Il dipendente deve collaborare con il proprio supervisore per quanto riguarda le esigenze di lavoro remoto per la stampa.

La contea riconosce che lavorare da remoto richiede tecnologia, attrezzature e mobili aggiuntivi. Ci auguriamo di alleggerire l'onere per i dipendenti che lavorano a distanza obbligatori, i dipendenti tenuti a lavorare a distanza per una parte o per tutte le ore programmate.

I dipendenti con lavoro a distanza obbligatorio hanno diritto a uno stipendio iniziale di $ 1,200 dopo l'approvazione per il lavoro a distanza e ogni anno dopo uno stipendio di $ 500. Lo scopo dello stipendio è fornire ai dipendenti del lavoro a distanza obbligatorio assistenza finanziaria per l'acquisto di tecnologia, attrezzature e mobili che soddisfino le loro esigenze di lavoro a distanza.

L'importo dello stipendio sarà corrisposto in busta paga con opportuna trattenuta d'imposta. La Contea non richiederà ricevute o documentazione per l'utilizzo dello stipendio.

La Contea fornisce a tutti i dipendenti strumenti standard per riunioni e comunicazioni, nonché strumenti per la firma elettronica:

• Gmail
• Zoom
• App per la scansione di documenti per telefoni cellulari (Adobe Scan, Microsoft Office Lens, ScanPro)
• DocuSign

I dipendenti possono anche utilizzare altri strumenti di videoconferenza basati sui fornitori con cui il dipendente lavora, ad esempio WebEx, GoToMeeting e Microsoft Teams, sebbene sia appropriato utilizzare questi strumenti, il supporto non è fornito per questi strumenti.

L'attuale sistema telefonico della contea, Zoom, consente l'utilizzo del sistema telefonico da remoto. I dipendenti possono inoltrare il proprio interno di contea a un telefono cellulare (o di casa), consentendo a tutte le chiamate di essere reindirizzate direttamente ai dipendenti. Per ulteriori informazioni sull'uso del telefono cellulare per le attività commerciali della contea, consultare il Politica di comunicazione wireless.

I dipartimenti o gli uffici in tutta la contea hanno sistemi diversi che richiedono l'accesso. L'accesso ai sistemi unici dovrà essere rivisto con il proprio supervisore e l'IT per garantire che venga fornito un accesso appropriato quando si lavora in remoto. Ai dipendenti verrà chiesto come parte della loro domanda di identificare tutti i sistemi univoci che utilizzano regolarmente per motivi di lavoro per garantire che possa essere fornito un accesso sicuro.

Informazioni sulla firma elettronica

La contea supporta le firme elettroniche per i documenti, i dipendenti possono fare riferimento alla politica/procedura di firma elettronica per capire quali documenti possono avere la firma elettronica e come possono essere utilizzate le firme elettroniche.

I Politica dell'autorità di firma stabilisce i livelli di approvazione della firma per i dipartimenti della contea e fornisce riferimenti per la formazione incrociata e la formazione di nuovo personale: (sarà presto aggiornato di nuovo - 100.2P)

La Contea ha un account Enterprise DocuSign disponibile per gli utenti che hanno bisogno di creare regolarmente documenti che richiedono firme formali di due parti come contratti, accordi e dichiarazioni di lavoro. L'accesso a DocuSign è disponibile tramite il Service Desk come parte del nostro catalogo di software opzionale o tramite il Portale di servizio JSM e richiede l'approvazione del dipartimento a causa delle tariffe di utilizzo. I modelli standard sono disponibili in DocuSign per i flussi di lavoro comuni come le approvazioni del consiglio di amministrazione o del direttore della contea con timbri per il timbro del procuratore della contea.  

DocuSign deve essere utilizzato per i contratti sottoposti all'approvazione del County Manager o del Board of County Commissioners e raccomandato per eventuali contratti o accordi con soggetti esterni. Per l'approvazione elettronica interna o semplici firme elettroniche PDF puoi anche sfruttare Adobe Pro. Per i moduli interni è più conveniente convertirli in LogiForms. I reparti possono collaborare con l'IT per creare LogiForm per moduli interni e flussi di lavoro per tenere traccia delle approvazioni dei dipendenti autenticate.