Conservazione dei record
Lo scopo della conservazione dei documenti della contea è fornire alle agenzie della contea il periodo di tempo minimo in cui i documenti del governo della contea devono essere conservati dai funzionari della contea prima che i documenti possano essere legalmente eliminati. Il programma di conservazione stabilisce una procedura sistematica e standard per la conservazione e l'eliminazione dei record in modo che:
- I registri vengono conservati per tutto il tempo necessario per gli usi legali, fiscali, amministrativi e di altro tipo della contea.
- I registri vengono conservati per tutto il tempo richiesto dalle normative locali, statali e federali.
- Le registrazioni di valore duraturo vengono conservate in modo permanente per scopi di ricerca storica e di altro tipo.
- I documenti non più necessari vengono distrutti.
Il programma realizza le seguenti economie in conformità con gli statuti applicabili:
- Lo spazio dell'ufficio, l'attrezzatura di archiviazione e lo spazio di archiviazione di rete vengono utilizzati meglio rimuovendo i record non più necessari per le operazioni quotidiane.
- Le esigenze dell'area di archiviazione sono ridotte al minimo dalla distruzione tempestiva dei record che non hanno più valore di conservazione.
- I risparmi sui costi derivano dalla riduzione degli acquisti di attrezzature e forniture aggiuntive per l'archiviazione e l'archiviazione.
- I costi del personale per l'archiviazione e il recupero dei documenti sono ridotti al minimo.
Eventuali domande relative al Manuale del programma di conservazione o al suo contenuto devono essere indirizzate a:
Contea di Larimer IT
Amministrazione aziendale
Servizi di registrazione
Coordinatore dei sistemi di registrazione
LINK, DOCUMENTI, MODULI
| TITOLO E DESCRIZIONE DELLA SERIE RECORD | PERIODO MINIMO DI CONSERVAZIONE |
|---|---|
| 1. Pignoramenti salariali Il file può includere un ordine del tribunale o altri strumenti che limitano la retribuzione di un dipendente. |
3 ANNI + CORRENTE |
| 2. ASSICURAZIONE/DICHIARAZIONE RISARCIMENTO DIFFERITO/FATTURAZIONE | 3 ANNI + CORRENTE |
| 3. RICHIESTE DI CONgedo | 1 ANNO + CORRENTE |
| 4. RECORD DI BILANCIAMENTO DEI PAGAMENTI I file possono includere: riconciliazione mensile, trimestrale e di fine anno, moduli di modifica della busta paga (stipendi annullati, buoni della busta paga manuale, adeguamenti al file anagrafico del dipendente), foglio di lavoro di bilanciamento individuale, richieste di anticipo della busta paga, modulo di modifica standard del dipendente. |
6 ANNO + CORRENTE |
| 5. AUTORIZZAZIONI ALLA TRATTENUTA IN BUSTA PAGA Modulo per i dipendenti che autorizza e approva specifiche trattenute in busta paga per salute e altre questioni. |
FINO AD AGGIORNAMENTO |
| 6. REGISTRO PAGA | PERMANENTE |
| 7. PROCEDURE DI SEGNALAZIONE PAGA | FINO AD AGGIORNAMENTO |
| 8. RAPPORTI SULLA PAGA I report possono includere: registro degli assegni, deposito automatico, elenco aggiornato dall'inizio dell'anno, 190 aggiornato, QTD, guadagni YTD, detrazioni e ore, verifica dell'occupazione, documenti del personale, stato completo del dipendente, libro paga anticipato, aggiornamento del file della tabella dei sistemi, anno -end W-2 e lista dei nastri, 941, manutenzione del file finale QTR, conteggio dei dipendenti attuali, elenco dei dipendenti terminati QTD, assicurazione contro la disoccupazione QTD, disoccupazione, indennità dei lavoratori, pensionamento, calcolo finale delle retribuzioni, manutenzione del file delle modifiche di massa, manutenzione del file annuale , contabilità ore, registro delle detrazioni, audit dei dipendenti, verifica dell'occupazione, stato, 125/spesa flessibile, assicurazione, deposito diretto, compensazione differita, unione di credito, detrazioni varie, assicurazione regolata manualmente e registro delle detrazioni varie. |
3 ANNI + CORRENTE |
| 9. RIEPILOGO PAGAMENTI La registrazione può includere: nome del dipendente, codice contabile del dipartimento, stipendio lordo, guadagni netti e pagamento da inizio anno. |
FINO AD AGGIORNAMENTO FORNITO IL REGISTRO PAGA È MANTENUTO IN MODO PERMANENTE |
| 10 RICONCILIAZIONI TRIMESTRALI E DI FINE ANNO | 3 ANNI + CORRENTE |
| 11 FOGLI ORARIO (DIPENDENTE) | 2 ANNI + CORRENTE |
| 12 MODULI W-2 | 4 ANNI + CORRENTE |
| 13 MODULI W-4 | FINO A REVISIONE + 4 ANNI |
Risorse Umane
ORARIO: Dal lunedì al venerdì, dalle 8:00 alle 4:30
200 West Oak, Suite 3200, Fort Collins, CO 80521
Casella postale 1190, Fort Collins, CO 80522
TELEFONO: (970) 498-5970 | FAX: (970) 498-5980
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