331.7.03 - Ristrutturazione del personale: Riorganizzazione, Riduzione orario, Permessi, Cassa integrazione e Cambi di mansione

SCOPO: Stabilire politiche coerenti e definite per i cambiamenti nella forza lavoro della Contea (riferimento A). Un decisore ha la possibilità di eseguire una o più delle seguenti operazioni: riorganizzazione, riduzione delle ore, congedo, licenziamento o cambio di lavoro.

SCOPE: Questa politica e procedura si applica a tutti i dipendenti della contea di Larimer e ai dipendenti dell'ufficio del procuratore distrettuale, ottavo distretto giudiziario, ad eccezione dei dipendenti dell'ufficio dello sceriffo della contea di Larimer.

RESPONSABILITÀ: Il Direttore Risorse Umane amministra questa Politica.

SEZIONE REVISIONE (Modifiche significative rispetto alla politica precedente):

• Riferimento C (era P15A, Politica del personale dello sceriffo; cancellato)
• Riferimento D (aggiunto)
• Sezione I, A
• Sezione III, A
• Sezione IV, A
• Sezione V, B, 2
• Sezione VII, 1
• Sezione VIII, B, 2, a
• Sezione VIII, C (aggiunto)
• Sezione IX, B, 4 (cancellato)

POLITICA E PROCEDURA:

I. PROCEDURA:

R. Quando un decisore ritiene opportuno effettuare una riduzione permanente dell'orario, condurre un congedo o un licenziamento o apportare modifiche al lavoro nell'ambito di una riorganizzazione, deve presentare un piano aziendale a un generalista delle risorse umane. Il Decision Maker deve contattare il Generalista delle Risorse Umane assegnato per il modello di piano aziendale più aggiornato e le indicazioni per il suo completamento. Il business plan deve essere approvato dal Direttore delle Risorse Umane, o designato, previa revisione da parte di un Generalista delle Risorse Umane.

B. Il dipartimento delle risorse umane collaborerà con il decisore per garantire la conformità con le politiche della contea e le leggi applicabili, nonché per fornire supporto al decisore e ai dipendenti interessati.

C. I dipendenti che vengono separati a seguito della presente Politica non hanno diritto al diritto di recesso. I dipendenti separati possono presentare domanda di assunzione quando le posizioni vengono distaccate.

II. RIORGANIZZAZIONE:

Un cambiamento nella struttura organizzativa o cambiamenti di posizione che hanno un impatto su più di un dipendente.

III. RIDUZIONE ORARIO:

R. I dipendenti possono volontariamente ridurre in modo permanente il proprio orario di lavoro nell'ambito di una ristrutturazione della forza lavoro. Queste richieste saranno esaminate e prese in considerazione dal decisore. Il decisore prenderà la decisione finale su quali orari di lavoro dei dipendenti saranno ridotti in modo permanente.

B. La riduzione permanente dell'orario di lavoro di un dipendente può comportare una modifica della maturazione delle ferie e dei premi assicurativi del dipendente interessato.

IV. LICENZA:

A. Un congedo temporaneo dal lavoro non retribuito per un determinato periodo di tempo.

1.  Un congedo involontario si verifica quando il decisore determina quali dipendenti saranno tenuti a prendere un congedo non retribuito dal lavoro e può determinare in quali giorni lavorativi si verificherà il congedo.
2. Un congedo volontario è quando i dipendenti possono offrirsi volontari per essere licenziati e, in tal caso, possono scegliere il giorno o i giorni di congedo con l'approvazione del decisore.
3. I dipendenti selezionati per il congedo devono firmare un avviso di congedo. Il decisore deve richiedere questo modello a un generalista delle risorse umane. La richiesta approvata deve pervenire alle Risorse Umane entro e non oltre il giorno precedente l'inizio del periodo di retribuzione in cui avverrà il congedo.

B. Impatto su benefit e congedi maturati:

1. I dipendenti licenziati continueranno a ricevere i benefici in base alla politica sui benefici. I dipendenti licenziati devono contattare lo staff di Benefits per domande relative ai pagamenti dei premi richiesti.

2. I dipendenti in congedo continueranno a maturare il congedo, ma non sono autorizzati a utilizzare i saldi delle ferie retribuite durante il congedo, ad eccezione di quanto necessario per coprire i premi dei benefici.

un. Se il dipendente licenziato è esente, verrà pagato su base oraria durante la/e settimana/e lavorativa/e licenziata/e.
b. I dipendenti in congedo non svolgeranno lavori nella contea durante il periodo di congedo e non riceveranno salari o stipendi durante le ore in cui sono in congedo.

V. LICENZIAMENTI:

A. La separazione di un dipendente in un lavoro che è stato eliminato.

Quando è necessario il licenziamento di uno o più dipendenti, il licenziamento avverrà nel seguente ordine:

1. Lavoratori a tempo determinato nelle mansioni individuate;
2. In prova Dipendenti regolari nei lavori individuati;
3. Dipendenti a tempo determinato assunti dopo il 18 aprile 1990 nelle mansioni individuate;
4. Post-prova Dipendenti regolari nei lavori identificati nel seguente ordine:
   un. Dipendenti con i record di performance meno favorevoli. Tutte le valutazioni delle prestazioni, le azioni correttive e le azioni disciplinari emesse entro cinque anni prima della data effettiva proposta del licenziamento devono essere prese in considerazione nel prendere questa decisione.
   b. Se la prestazione valutata di due o più dipendenti è considerata uguale, il dipendente con il minor numero di anni consecutivi di servizio corrente nella contea verrebbe licenziato prima del dipendente o dei dipendenti con maggiore anzianità. Non saranno conteggiati i periodi di lavoro subordinato a tempo determinato.
   C. Se ci sono ancora due o più dipendenti in considerazione per il licenziamento, il decisore vedrà l'assistenza di un generalista delle risorse umane.

B. Partire con la paga:

1. Ai dipendenti a tempo determinato assunti prima del 18 aprile 1990 ea tutti i dipendenti regolari dopo il periodo di prova licenziati verrà offerta l'opportunità di stipulare un accordo di separazione legalmente conforme (riferimento C) con la contea di Larimer che includerebbe il congedo con retribuzione.
2. L'importo della retribuzione amministrativa è determinato dalla durata del servizio della contea come indicato di seguito.
   un. Un dipendente con tre anni consecutivi di servizio nella contea o meno riceverà un congedo con retribuzione per quattro settimane dopo la data effettiva del licenziamento.
   b. Un dipendente con più di tre anni consecutivi di servizio nella contea riceverà un congedo con retribuzione per otto settimane dopo la data effettiva del licenziamento.
   c. I periodi di lavoro subordinato a tempo determinato non possono essere computati ai fini della determinazione degli anni di servizio.

VI. NOTIFICA AI DIPENDENTI:

Nel determinare quando e cosa comunicare ai dipendenti, il Decision Maker si consulterà con un Generalista delle Risorse Umane.

Un dipendente che sarà interessato da una riduzione dell'orario, del congedo o del licenziamento riceverà una notifica scritta dell'azione. La notifica includerà una dichiarazione di ciò che ha reso necessaria l'azione. La comunicazione scritta sarà accompagnata da una copia della presente politica.

A meno che non vi sia un motivo aziendale convincente approvato da un Generalista delle risorse umane per non concedere un periodo di preavviso a un dipendente, un dipendente riceverà un preavviso scritto di almeno cinque giorni lavorativi. A discrezione del decisore, il dipendente può continuare a lavorare o può essere messo in congedo retribuito. Un rappresentante del dipartimento delle risorse umane può essere presente nel momento in cui il dipendente interessato riceve l'avviso.

VII. RIASSUNZIONE DOPO LICENZIAMENTO:

In caso di riassunzione entro un anno dalla data di entrata in vigore del licenziamento, si applicano le seguenti condizioni:

1.  maturano le ferie nella stessa misura delle ferie maturate dal dipendente alla data di decorrenza del licenziamento; 
2.  possono essere computati ai fini della maturazione gli anni di anzianità pregressa integralmente maturati come previsto dal Documento Previdenza; e
3.  ricominciare allo stesso livello contributivo nel piano pensionistico della contea prima del licenziamento.

VIII. CAMBI DI LAVORO:

A. Creazione di una nuova descrizione del lavoro:

1. Una bozza della descrizione del lavoro deve essere presentata al Generalista delle Risorse Umane dal Decision Maker o da un suo delegato. Le risorse umane possono stabilire che una descrizione del lavoro attuale sia adatta a questa richiesta.

2. Le risorse umane esaminano la bozza della descrizione del lavoro, analizzano le informazioni di mercato comparative, stabiliscono l'equità interna e assegnano il livello di retribuzione appropriato. Le risorse umane forniranno la descrizione finale del lavoro al decisore o designato.

3. Tutti i nuovi lavori devono essere approvati dal Direttore delle Risorse Umane o da un suo delegato.

B. Riclassificazione di un lavoro esistente:

1. I lavori vengono riclassificati quando ci sono continui e significativi cambiamenti nelle responsabilità lavorative del dipendente. Le descrizioni delle mansioni non sono intese come comprensive del contenuto di un lavoro specifico, ma servono piuttosto come un'ampia descrizione della natura generale e del livello del lavoro coinvolto.

2. La riclassificazione di una posizione esistente può essere avviata attraverso la presentazione di un Position Description Questionnaire (PDQ) (allegato 1) o una richiesta scritta che viene esaminata e approvata da un Generalista delle Risorse Umane. 

un. La richiesta PDQ può iniziare con il dipendente o il supervisore, quindi viene sottoposta a revisione e firma. Il supervisore inoltrerà quindi il questionario al decisore o al suo designato per la revisione e la firma. Viene quindi inviato alle Risorse Umane per la revisione.

B. Le decisioni di riclassificazione saranno prese dal Generalista delle Risorse Umane. Un ricorso contro la decisione finale può essere presentato per iscritto al Direttore delle Risorse Umane e deve includere una motivazione. I ricorsi di riclassificazione saranno esaminati dal Direttore delle Risorse Umane, o designato, e la loro decisione sarà definitiva.

c. Un dipendente non può essere riclassificato entro i primi sei mesi in cui il dipendente è assunto, promosso o riclassificato in quella posizione. 

d. Le riclassificazioni approvate potrebbero non essere effettive prima della data in cui il Position Description Questionnaire (PDQ) completato è stato ricevuto dal Dipartimento Risorse Umane.

3. I dipendenti le cui posizioni sono in fase di revisione per la riclassificazione non hanno diritto alla retribuzione fuori titolo, a meno che non siano approvati dal direttore delle risorse umane o da un delegato.

C.  Posizioni con personale flessibile:

1. Una posizione è considerata flessibile quando è indicata nella descrizione del lavoro per la posizione di livello superiore (riferimento D).

2. Quando un dipendente ha soddisfatto i criteri per l'avanzamento come indicato nella descrizione del lavoro e svolge in modo soddisfacente i compiti della posizione, il dipendente verrà automaticamente avanzato alla posizione di livello successivo.

3. Descrizione della posizione I questionari non sono richiesti per le posizioni con personale flessibile.

IX. OPZIONI DI RISOLUZIONE DEI PROBLEMI:

A. Permessi involontari, riorganizzazioni e riduzioni di orario:

Se un dipendente ritiene che vi sia stata una violazione della politica della contea o che si sia verificata un'azione illegale, il dipendente interessato deve presentare una richiesta di risoluzione dei problemi come indicato nella politica e procedura 331.8 delle risorse umane (riferimento B). La presentazione di una richiesta di risoluzione dei problemi non ritarda la data o le date di efficacia dell'azione.

B. Licenziamenti:

1. Diritti di ricorso:

un. Un dipendente può presentare ricorso se ritiene che il licenziamento violi la politica della Contea o non sia legale seguendo la procedura descritta di seguito (Sezione IX, B, 2).
b. Il disaccordo con la determinazione di un decisore in merito alle esigenze organizzative e/o all'utilizzo delle risorse non è motivo di ricorso.
c. La presentazione di un ricorso non ritarda la data di efficacia del licenziamento.

2. Procedura di ricorso:

un. Il ricorso deve essere in forma scritta e depositato presso il direttore delle risorse umane o un delegato e una copia deve essere inviata al decisore che ha avviato il licenziamento.
b. Indicare chiaramente il/i motivo/i del dipendente per cui ritiene che le procedure delineate nella politica della Contea non siano state seguite o il motivo per cui ritiene che il licenziamento sia stato effettuato per motivi illegali.
c. Descrivere la soluzione che il dipendente sta cercando attraverso il ricorso.
D. Periodo di tempo per il deposito:

1) Il ricorso deve essere presentato entro cinque giorni lavorativi dal ricevimento da parte del dipendente dell'avviso di licenziamento. Se il dipendente non presenta l'Appello entro questo periodo di tempo, l'Appello sarà considerato intempestivo e una rinuncia volontaria ai diritti di Appello del dipendente.
2) L'intempestiva presentazione del Ricorso può essere derogata qualora il Direttore Risorse Umane ravvisi giusta causa per prorogare il termine.

3. Procedura:

un. Il direttore delle risorse umane, o un suo delegato, esaminerà quanto segue:

1. Il ricorso scritto del dipendente
2. Se la decisione del decisore era ragionevole e conforme alla politica.
3. Sia il dipendente che il decisore sono tenuti a partecipare a questo processo.

b. Il direttore delle risorse umane, o un suo delegato, emetterà una decisione scritta entro un ragionevole periodo di tempo. La decisione scritta affronterà tutte le questioni sollevate nel ricorso.

1. Se la decisione è di invertire o modificare la decisione del decisore, la decisione delineerà tutte le azioni che il decisore deve intraprendere per risolvere il ricorso.
2. Se la decisione è di confermare la decisione del decisore, la decisione deve avvisare il dipendente che la decisione è definitiva.

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Jody Shadduck-McNally
Presidente, consiglio dei commissari della contea
(Approvato da BCC - Consent Agenda - 07/25/2023)
(Firma su originale depositato in Records Management)

Distribuzione:
Tutto il dipartimento della contea e i funzionari eletti
Manuale SOP per la gestione dei record (originale)

CK/jw

DATA: 25 luglio 2023

PERIODO DI EFFICACIA: Fino alla sostituzione

PROGRAMMA DI REVISIONE: ogni cinque anni a luglio o secondo necessità

ANNULLAMENTO: Politica e procedura per le risorse umane 331.7.03E; 1 novembre 2022

ALLEGATO(I): 

1. Posizione Descrizione Questionario - LCHR-25

RIFERIMENTI):

A. Manuale delle politiche di governo: Politica 3.2 - Trattamento del personale
B. Politica e procedura per le risorse umane 331.8 Azioni correttive e avverse; Procedura di reclamo; e processo di risoluzione dei problemi
C. Politica e procedura per le risorse umane 331.4, Sezione XVI, Separazione dall'occupazione della contea
D.  Posizioni con personale flessibile