331.2 - Reclutamento, candidature e assunzioni

SCOPE:  Questa politica e procedura si applica a tutti i dipendenti della contea di Larimer e ai dipendenti dell'ufficio del procuratore distrettuale, ottavo distretto giudiziario (riferimento F), ad eccezione dei dipendenti dell'ufficio dello sceriffo della contea di Larimer ai sensi della politica della contea di Larimer BCC P# 15A ( riferimento E).

RESPONSABILITÀ:  Il Direttore Risorse Umane amministra questa politica.

LOCALIZZAZIONE DELLA REVISIONE:

1. Riferimento H (aggiunto)
2. Sezione III
3. Sezione V
4. Piccole pulizie in tutta la politica per riflettere le pratiche o la terminologia correnti

POLITICA E PROCEDURA:

I. POLITICA GENERALE: 
I dipendenti vengono assunti e promossi attraverso una competizione aperta basata sulla qualifica e sul potenziale per prestazioni lavorative di qualità e adattamento generale della persona al lavoro. Per aiutare a raggiungere assunzioni e impieghi non discriminatori, la Contea rispetta tutte le leggi applicabili in materia di pari opportunità di lavoro (EEO) (riferimento B) e la sua politica EEO (riferimento A).
 

II. DOMANDA DI ASSUNZIONE: 
I candidati devono completare un modulo di domanda online della contea e qualsiasi altra documentazione richiesta entro la data e l'ora di scadenza indicate su ciascun annuncio di posto vacante. I candidati possono includere un curriculum o altre informazioni pertinenti insieme alla domanda della contea. Un candidato deve presentare una domanda per ogni posizione per la quale desidera essere preso in considerazione. Solo le domande presentate tramite il sistema di lavoro online della contea possono essere prese in considerazione, salvo diversa approvazione del direttore delle risorse umane. Si accettano candidature per posti vacanti in corso, oltre che per posizioni con graduatorie in corso.
 

III. ANNUNCI DI LAVORO: 

R. Le posizioni vacanti vengono pubblicate nella pagina delle carriere della contea dal dipartimento delle risorse umane. Le posizioni possono essere elencate come opportunità esterne o interne. Se approvata per iscritto dal Direttore delle Risorse Umane o da un suo delegato (allegato 4), una posizione a tempo determinato di durata inferiore a sei mesi non può essere assegnata o pubblicizzata.

B. Gli incarichi nella contea includeranno una dichiarazione secondo cui la contea di Larimer è un datore di lavoro con pari opportunità di lavoro (EEO)
     (riferimento B).

C. Le offerte di lavoro esterne vengono annunciate nella pagina Carriere della contea per un minimo di otto giorni.

D. Le offerte di lavoro interne vengono annunciate nella pagina delle carriere della contea per un minimo di quattro giorni.

E. Tutti i costi di pubblicità/media sono a carico del dipartimento o dell'ufficio che assume.

F. Le posizioni flessibili del personale non devono essere distaccate (Elenco dei lavori del personale flessibile)

IV. SCREENING DOMANDE DI LAVORO: 

R. Il dipartimento delle risorse umane della contea conserva tutte le domande di assunzione. Lo screening può essere condotto dalle Risorse Umane o dal dipartimento/ufficio di assunzione. Tutte le candidature devono essere vagliate sulla base delle conoscenze, delle abilità e delle abilità relative al lavoro che indicano il massimo potenziale per prestazioni lavorative di qualità. Tutti i candidati devono essere selezionati e intervistati nello stesso modo con le stesse domande fondamentali.

B. Le domande vengono prima vagliate dal dipartimento delle risorse umane in base alle qualifiche minime. I candidati che non soddisfano le qualifiche lavorative minime vengono eliminati. I candidati che soddisfano le qualifiche minime vengono quindi selezionati sulla base dei criteri più qualificati in termini di lavoro.

C. Al termine dello screening, l'ufficio del dipartimento assunzioni sceglierà i migliori candidati per il colloquio.

D. Se non ci sono abbastanza candidati qualificati, il responsabile delle assunzioni può scegliere di ripubblicare la posizione fino a ottenere un numero sufficiente di candidati qualificati.

E. Il responsabile delle assunzioni effettua la selezione finale per l'assunzione e ne informa l'Ufficio Risorse Umane

F. I responsabili delle assunzioni devono notificare a tutti i candidati lo stato della loro domanda entro 15 giorni dalla data di chiusura della pubblicazione.

G. Assunzione di persone imparentate: una persona imparentata attraverso il matrimonio, inclusi rapporti di parentela, rapporti di parentela o attraverso l'adozione, non:

• partecipare a qualsiasi decisione di assumere, mantenere, promuovere, disciplinare
• determinare lo stipendio
• influenzare la posizione lavorativa o la retribuzione

di quella persona. Il decisore riorganizzerà il flusso di lavoro, le strutture di reporting, ecc. con l'approvazione del direttore delle risorse umane o del suo designato.

I responsabili delle assunzioni non concederanno un vantaggio competitivo alle persone correlate di un dipendente.

V. INSERIMENTO:

Una volta che il candidato è stato inserito, tutte le lettere di offerta, le domande di assunzione e la documentazione relativa alle nuove assunzioni vengono archiviate online per il periodo di conservazione dei record appropriato da parte delle Risorse umane (riferimento G). Eventuali documenti relativi a colloqui e assunzioni saranno inviati all'Ufficio Risorse Umane per l'archiviazione per il periodo di conservazione appropriato. I documenti inviati alle Risorse Umane devono avere il modulo di presentazione del pacchetto di interviste (riferimento H) incluso come copertina.

Se un dipendente di un dipartimento o ufficio della contea viene assunto da un altro, il dipartimento o l'ufficio che assume si assume tutto il tempo di congedo e qualsiasi altro beneficio applicabile maturato dal dipendente trasferito. Per domande sulla compensazione relative al trasferimento, fare riferimento alla politica di compensazione (Larimer County Politica delle Risorse Umane 331.5). I responsabili delle assunzioni che selezionano un dipendente attuale o precedente della contea possono esaminare il fascicolo del personale contattando le Risorse umane.
 

VI. RIFORMA DELL'IMMIGRAZIONE E CONFORMITÀ AL CONTROLLO: 

R. I neoassunti sono tenuti a fornire prova dell'idoneità all'assunzione come stabilito dal Department of Homeland Security - US Citizenship and Immigration Services-USCIS (riferimento C) e devono compilare le apposite parti del Modulo I-9 (allegato 2). L'I-9 deve essere completato entro i tempi richiesti dall'USCIS.

B. Ogni dipartimento o ufficio designerà un dipendente per completare elettronicamente la parte del datore di lavoro del Modulo I-9 (allegato 2) in Onboarding. La fotocopia della documentazione di idoneità del dipendente deve essere caricata in Onboarding. Eventuali problemi che possono esistere con la documentazione del dipendente devono essere risolti entro il termine richiesto dall'USCIS.

C. Nel caso in cui un nuovo dipendente abbia difficoltà a produrre la documentazione richiesta entro tre giorni lavorativi, il Decision Maker o un delegato contatterà immediatamente un Generalist delle risorse umane. Se il dipendente non è in grado di produrre i documenti richiesti entro il periodo di tempo richiesto, il dipendente non può svolgere ulteriori lavori per la Contea fino a quando non sarà in grado di produrre i documenti richiesti.

D. I dipartimenti o gli uffici che assumono non conserveranno copie originali o duplicate dei moduli I-9 e dei documenti giustificativi. Il dipartimento delle risorse umane conserverà gli I-9 e le fotocopie della documentazione di idoneità del dipendente in file separati. Questi file saranno mantenuti riservati e utilizzati solo ai fini del rispetto della legge applicabile.
 

VII. DIPENDENTE A TEMPO LIMITATO:

R. Le offerte di lavoro per una posizione a tempo determinato devono includere "Tempo limitato".

B. I candidati intervistati per posizioni a tempo determinato saranno informati dall'ufficio assunzioni della natura a tempo determinato della posizione. Le persone assunte in posizione di Dipendente a tempo determinato devono firmare il modulo di presa visione (allegato 1).
 

VIII. CONTROLLI DEI PRECEDENTI: 

R. I controlli dei precedenti sono personalizzati in base ai doveri della posizione. I responsabili delle assunzioni si consulteranno con il dipartimento delle risorse umane per decidere l'ambito di un controllo dei precedenti.

Se le informazioni ricevute in un controllo dei precedenti si traducono in piani per interrompere la considerazione di un candidato o piani per intraprendere un'azione disciplinare nei confronti di un dipendente attuale, il team di reclutamento si consulterà con un generalista delle risorse umane in merito al processo appropriato.

B. I controlli dei precedenti possono essere eseguiti internamente o tramite un'agenzia di segnalazione dei consumatori (fornitore di terze parti). I controlli eseguiti da un'agenzia di segnalazione dei consumatori devono essere conformi al Fair Credit Report Act (FCRA) (riferimento D). I dipartimenti o gli uffici che effettuano controlli dei precedenti al di fuori di un'agenzia di segnalazione dei consumatori devono informare le Risorse umane del controllo dei precedenti e del motivo.

L'esplorazione o l'uso dell'account di social media di un richiedente o le ricerche su Internet possono essere una forma di controllo dei precedenti. Prima di eseguire questo tipo di controllo dei precedenti, i responsabili delle assunzioni devono discuterne con il loro generalista delle risorse umane. I dipartimenti o gli uffici non possono richiedere a un candidato di concedere loro l'accesso agli account dei social media dei candidati.

C. Controlli dei precedenti della Consumer Reporting Agency ai sensi del Fair Credit Reporting Act (FCRA):

1. I candidati per l'assunzione e gli attuali dipendenti devono firmare il modulo di divulgazione e autorizzazione dell'FCRA affinché la contea ottenga un controllo dei precedenti da un'agenzia di segnalazione dei consumatori.

2. La Contea è legalmente tenuta a rispondere alle domande dei richiedenti e dei dipendenti in merito a un controllo dei precedenti dell'agenzia di segnalazione dei consumatori entro cinque (5) giorni dal ricevimento della richiesta.

D. Verifica dell'esperienza precedente, dell'istruzione e delle referenze del richiedente: 

1. Prima di presentare un'offerta di lavoro a un candidato, il responsabile delle assunzioni può verificare l'esperienza e la formazione dichiarate dal candidato. Il responsabile delle assunzioni può anche contattare le referenze personali o professionali del richiedente durante questo periodo. Ciascuna di queste verifiche può essere effettuata tramite il sistema di monitoraggio dei candidati delle risorse umane o tramite il fornitore di controlli in background selezionato dalle risorse umane.

E. Informazioni mediche:

1. Le informazioni mediche possono essere richieste solo dopo che al richiedente è stata presentata un'offerta di lavoro condizionata o il richiedente ha espresso la necessità di una sistemazione ragionevole. Le informazioni richieste devono essere pertinenti alla capacità del richiedente di svolgere le funzioni essenziali del lavoro ed essere coerenti con le necessità aziendali. Se il candidato richiede una sistemazione ragionevole, il responsabile delle assunzioni deve contattare l'amministratore per l'inclusione delle risorse umane.

2. Le informazioni mediche ottenute su un richiedente saranno tenute separate da altri registri e saranno mantenute riservate.

F. Test antidroga:

1. Fatta eccezione per i lavori elencati nella Sezione (F) (3) di seguito, tutti i candidati dovranno sottoporsi a uno screening antidroga post-offerta, prima dell'assunzione. Tutte le offerte di lavoro sono subordinate a un risultato soddisfacente del test. L'offerta subordinata di assunzione sarà ritirata per il candidato che risulti Non negativo o Positivo ai sensi dell'art Politica delle Risorse Umane 331.4.25, Sezione III, Posto di lavoro senza droghe e alcol (riferimento A).

2. I candidati che rifiutano o non si sottopongono al test nella data originariamente prevista non saranno considerati ulteriormente per l'assunzione, salvo approvazione del Direttore delle Risorse Umane o di un suo delegato.

3. I seguenti lavori temporanei non sono soggetti a test antidroga prima dell'assunzione:

un. Lavori della Board of Equalization (BOE).
b. Posizioni di lavoro fiscale senior
c. Persone riassunte entro 90 giorni dalla separazione
d. I lavori elettorali saranno esaminati su base annuale o secondo necessità dal direttore delle risorse umane o da un designato
e. Altri incarichi approvati dal Direttore delle Risorse Umane in consultazione con il Risk Manager.

4. I posti vacanti per lavori che richiedono test antidroga includeranno una dichiarazione nell'annuncio di lavoro che è richiesto un test antidroga.

IX. REGISTRATI SUI BONUS:

I gestori delle assunzioni possono offrire bonus di iscrizione ai candidati per difficili da riempire o altre circostanze speciali se approvati dal County Manager. I Responsabili Assunzioni che desiderano offrire tale bonus devono prima ottenere l'approvazione del loro Decision Maker, quindi consultare un Generalista delle Risorse Umane prima di inviare la richiesta al County Manager (allegato 3).

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Giovanni Cefala
Presidente, consiglio dei commissari della contea
(Approvato da BCC – Agenda Consensi – 03/16/2021)
(Firma su originale depositato in Records Management)

Distribuzione:
Tutto il dipartimento della contea e i funzionari eletti
Manuale SOP per la gestione dei record (originale)

CK/vl

DATA: 16 marzo 2021

PERIODO DI EFFICACIA: Fino alla sostituzione

PROGRAMMA DI REVISIONE: Annuale o secondo necessità

CANCELLAZIONE: Politica e procedura per le risorse umane 331.2G; 15 dicembre 2020

ALLEGATO(I):

1.  Modulo di riconoscimento del dipendente a tempo determinato – LCHR-84 (06/20)
2.  Verifica dell'idoneità all'occupazione – Modulo I-9 (08 / 23)
3.  Bonus non in contanti o modulo di premio -LCHR-9 (02/24)
4.  Rinuncia al distacco temporaneo, LCHR-69

RIFERIMENTI):

A. Politica e procedura per le risorse umane 331.4.25, Compliance Legale
B.  Leggi sulle pari opportunità di lavoro (EEO).
C.  Legge sulla riforma e il controllo dell'immigrazione del 1986
D.  Fair Credit Reporting Act (FCRA), 15 USC § 1681
E.  Politica della contea di Larimer BCC P# 15A; Politiche del personale del dipartimento dello sceriffo
F.  Politica di governo: Politica 3.2 - Trattamento del personale
G. Politica e procedura amministrativa 351.4/Programma di conservazione dei documenti
H. Responsabili delle assunzioni Modulo di invio del pacchetto di interviste