331.10 Comunicazione Interna

SCOPO: Lo scopo di questa politica è identificare il ruolo e la funzione delle comunicazioni interne all'interno della contea di Larimer, migliorando e semplificando al contempo le comunicazioni interne per rafforzare i principi guida e le priorità strategiche della contea di Larimer (riferimento C). Ciò implica garantire che le informazioni divulgate ai dipendenti siano pertinenti, di facile accesso, accurate e appropriate sia nel contenuto che nella quantità. Gli utenti dei canali di comunicazione della contea di Larimer sono tenuti a utilizzarli per scopi della contea e rispettare questa politica.

SCOPE: Questa politica e procedura si applica a tutti i dipendenti della contea di Larimer e ai dipendenti dell'ufficio del procuratore distrettuale, ottavo distretto giudiziario.

RESPONSABILITÀ:  Il Direttore Risorse Umane amministra questa Politica.

REQUISITI SPECIFICI:  Nessuna

SEZIONE REVISIONE (Modifiche significative rispetto alla politica precedente):
NUOVA POLITICA E PROCEDURA

POLITICA E PROCEDURA:

I. POLITICA GENERALE
La Contea di Larimer si aspetta che i dipendenti utilizzino gli strumenti di comunicazione associati (riferimento B) per gli scopi della Contea e in conformità con questa e altre politiche e procedure pertinenti.

A. Decisori. I decisori della contea di Larimer hanno la responsabilità di garantire che tutti i dipendenti ricevano le informazioni e le comunicazioni di cui hanno bisogno per completare efficacemente il proprio lavoro.

B. Dipendenti. I dipendenti sono tenuti a leggere le comunicazioni interne, comprese le e-mail a livello di contea e le newsletter dei dipendenti.

II. LIVELLI DI COMUNICAZIONE IDENTIFICATI
Al fine di creare una priorità di comunicazione e mitigare il sovraccarico di comunicazione per i dipendenti, ci saranno tre livelli di comunicazione come descritto di seguito.

A. Priorità: la comunicazione prioritaria è destinata a tutti i dipendenti della contea di Larimer. Il contenuto all'interno dei messaggi di priorità include le informazioni necessarie ai dipendenti per completare i loro lavori, nonché utilizzare programmi per migliorare il loro pacchetto di occupazione e benefici con la contea di Larimer (riferimento A). La comunicazione prioritaria può includere, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, e-mail a livello di contea, informazioni privilegiate, messaggi dal responsabile della contea, modifiche ai processi, annunci di programmi, avvisi di sistema o di emergenza, sondaggi sui dipendenti e qualsiasi informazione ritenuta "prioritaria" dalla direzione della contea.

B. Secondario: la comunicazione secondaria servirà a uno dei due scopi. La prima può interessare tutti i dipendenti ma non richiede immediatezza nella lettura o nella risposta; e in secondo luogo, influisce su una fascia demografica mirata dei dipendenti come luogo di lavoro, dipartimento, genere o età specifica o ruoli all'interno della contea. La comunicazione secondaria può includere, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, promemoria di vantaggi, avvisi di costruzione, formazione specifica per reparto, e-mail mirate, riconoscimento dei dipendenti e annunci in bacheca.

C. Generale: la comunicazione generale non è correlata all'occupazione nella contea di Larimer, ma contiene contenuti rilevanti per l'organizzazione ed è generalmente condivisa anche con il pubblico. La comunicazione generale può includere, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, annunci di programmi, inviti a eventi, informazioni pubbliche, chiusure di edifici, feedback della comunità e raccolte fondi di programmi.

III. E-MAIL IN TUTTA LA CONTEA

A. Metodi di posta elettronica. Le e-mail a livello di contea vengono inviate tramite uno dei due metodi.

1. Gmail: le email a livello di contea inviate tramite Gmail devono contenere [CW] all'inizio della riga dell'oggetto, con il nome del mittente nel campo A: e a livello di contea nel campo Ccn:. Non ci sono analisi collegate a Gmail.

2. MailChimp: le e-mail a livello di contea inviate tramite MailChimp devono contenere [CW] all'inizio della riga dell'oggetto. Analisi come Open e Click Rates sono disponibili tramite MailChimp.

un. Tasso di apertura: la percentuale di e-mail aperte dai dipendenti.

b. Percentuale di clic: la percentuale di dipendenti che hanno fatto clic sui collegamenti esterni elencati nell'e-mail.

B. Qualifiche. Le e-mail a livello di contea rientrano nel livello di comunicazione prioritaria e il contenuto deve soddisfare una delle seguenti categorie per essere condiviso tramite questo canale di comunicazione.

1. Annunciare un nuovo servizio, una risorsa o un cambiamento nella procedura e interessare oltre il 70% della popolazione dei dipendenti.

2. Richiedere feedback, risposte o azioni da oltre il 70% della popolazione dei dipendenti, tramite sondaggi, moduli o altre azioni.

3. Notifiche di emergenza riguardanti chiusure di edifici, condizioni meteorologiche avverse o problemi di sicurezza.

4. Problemi di sistema o software che interessano oltre il 70% della popolazione dei dipendenti.

C. Responsabilità

1. E-mail a livello di contea: le e-mail a livello di contea saranno esaminate e approvate dallo specialista in comunicazione e media delle risorse umane per l'approvazione del contenuto e del pubblico e la programmazione di e-mail a livello di contea.

un. E-mail comunicazioni interne@larimer.org e includere il contenuto dell'e-mail, il pubblico e le date richieste per l'e-mail a livello di contea. Il contatto può essere avviato anche utilizzando il modulo di richiesta e-mail CW (vedere allegato 1).

2. Problemi di sistema o software: le e-mail a livello di contea relative a problemi di sistema o software saranno gestite dal dipartimento appropriato che possiede il sistema o il software e non richiedono l'approvazione dello specialista in comunicazione e media delle risorse umane. 

3. Notifiche di emergenza: a seconda della natura dell'emergenza, le notifiche di emergenza possono essere gestite dal County Manager, dal personale delle strutture o dal personale IT e non richiedono l'approvazione dello specialista in comunicazione e media delle risorse umane.

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Giovanni Cefala
Presidente, consiglio dei commissari della contea
(Approvato da BOCC - Consent Agenda - 08/10/2021)
(Firma su originale depositato in Records Management)

Distribuzione:
Tutto il dipartimento della contea e i funzionari eletti
Manuale SOP per la gestione dei record (originale)

JG/vl

DATA: 10 agosto 2021

PERIODO DI EFFICACIA: Fino alla sostituzione

PROGRAMMA DI REVISIONE: ogni cinque anni a luglio o secondo necessità

CANCELLAZIONE: nessuna

ALLEGATO:

1. Modulo di richiesta e-mail a livello di contea

RIFERIMENTO:

1. Programma di comunicazione interna
2. Strumenti di comunicazione attuali
3. Manuale delle politiche di governo 4.0; Obiettivi del consiglio di amministrazione e obiettivi strategici