Consigli di amministrazione, commissioni, consigli, comitati e task force della contea di Larimer

POLITICHE E PROCEDURE DELLA CONTEA DI LARIMER

POLITICA E PROCEDURA AMMINISTRATIVA 100.1K

OGGETTO: CONSIGLI, COMMISSIONI, CONSIGLI, COMITATI E TASK FORCE DELLA CONTEA DI LARIMER

DATA: 1 febbraio 2024

PERIODO DI EFFICACIA: Fino alla sostituzione
PROGRAMMA DI REVISIONE: Ogni sei anni a gennaio o secondo necessità

CANCELLAZIONE: Politica e Procedura Amministrativa l00.1J; 31 gennaio 2022

BIBLIOGRAFIA:

SCOPO: Stabilire una politica uniforme e un processo procedurale per i consigli di amministrazione, le commissioni, i consigli, i comitati e le task force della contea di Larimer (riferimento A); e fornire riferimento per la formazione trasversale e la formazione di nuovo personale.

SCOPE: Questa politica e procedura si applica a tutti i consigli, commissioni, consigli, comitati e task force di volontari dei membri della comunità della contea e al personale appropriato che supporta le funzioni di queste entità (riferimento B). Questa politica e procedura non si applica ai comitati interni del personale, alle task force o ai gruppi di lavoro ad hoc, né al County Retirement Board.

RESPONSABILITÀ: Il personale amministrativo dei Commissari, il County Manager e l'Assistente County Manager saranno responsabili dell'attuazione di questa politica e procedura.

REQUISITI SPECIFICI: (Ai fini di questa politica e procedura, il termine "Consiglio" si riferirà a qualsiasi consiglio, commissione, consiglio, comitato, task force o qualsiasi altro gruppo volontario di membri della comunità che servono la contea di Larimer.)

L'Ufficio dei Commissari pubblicherà i posti vacanti nei consigli di amministrazione per reclutare un gruppo diversificato di candidati qualificati (Sezione III, A: Reclutamento).
Per la maggior parte dei consigli di contea, il consiglio dei commissari di contea effettuerà le nomine prima dell'inizio del mandato che avrà inizio il 1° luglio. Le nomine al comitato consultivo agricolo, ai comitati per la salute comportamentale, al comitato per le fiere e al consiglio per la politica dei rifiuti solidi verranno effettuate prima dell'inizio del mandato, il 1° dicembre. Le nomine al comitato consultivo per la pianificazione di Red Feather Lakes, al Rodeo Board e al fondo di prestito rotativo Weld/Larimer verranno effettuate prima dell'inizio del mandato a partire dal 1° gennaio (Sezione II, B: Termini). Se la nomina non viene fissata prima dell'inizio del mandato, il Consiglio dei Commissari di Contea provvederà alla nomina non appena possibile.
Il Consiglio dei Commissari di Contea effettuerà una revisione periodica dei Consigli.
Il Consiglio dei Commissari di Contea apprezza i contributi dei membri del consiglio e può ospitare un evento di riconoscimento annuale (Sezione XIII).

SEZIONE REVISIONE (Cambiamenti significativi rispetto alla politica precedente):

Molteplici modifiche grammaticali e chiarimenti minori sul testo in tutto il testo
Riferimenti (aggiornati)
Sezione IE
Sezione II.A.3 (aggiunta)
Sezione II.G
Sezione II.H
Sezione III.E
Sezione IV.C
Sezione VII.A
Sezione IX.F
Sezione XIII
Sezione XVI
Sezione XV
Sezione XVII
Sezione XVIII.E
Codice di condotta dei consigli di amministrazione e delle commissioni della contea di Larimer (aggiunto come addendum)

POLITICA E PROCEDURA:

NOTA: nei casi in cui le normative e le leggi federali o statali differiscono da questa politica/procedura saranno supportate le leggi e i regolamenti federali e statali.

DEFINIZIONI:
1. TIPI DI CONSIGLIO: I consigli di contea hanno ruoli, responsabilità e autorità diversi. È importante che il personale e i membri del consiglio comprendano appieno il ruolo, la responsabilità e l'autorità del proprio consiglio come definiti di seguito (riferimento B):
  1. Comitato consultivo: un comitato consultivo funge da forum continuo di volontari che consigliano e assistono il consiglio dei commissari di contea e/o un dipartimento della contea richiedente, fornendo loro consulenza tecnica e non tecnica sulle questioni. I comitati consultivi non sono autorizzati a prendere decisioni per conto della Contea. Il Consiglio dei Commissari di Contea prenderà in considerazione il contributo dei Comitati Consultivi, così come di altri membri della comunità, nel prendere decisioni e potrà o meno intraprendere azioni che siano in accordo con il parere del consiglio. I comitati consultivi non possono parlare a nome della contea o assumere posizioni indipendenti su questioni con il pubblico o la stampa. Il loro scopo è esclusivamente quello di consigliare il Consiglio dei Commissari di Contea o il dipartimento richiedente.
    1. Comitato consultivo consultivo costituente: Questo tipo di comitato consultivo viene utilizzato per sollecitare il contributo della comunità su una questione o un programma della contea. L’appartenenza a questi comitati consultivi dovrebbe essere ampia e rappresentare la diversità demografica e geografica della comunità.
    2. Contenuti Consiglio consultivo: Questo tipo di comitato consultivo fornisce consulenza sostanziale al consiglio dei commissari di contea o al dipartimento di contea per assistere nei processi decisionali. Vengono incoraggiati interessi e opinioni diversi e al consiglio può essere chiesto di sviluppare proposte e prodotti specifici da sottoporre all'esame del consiglio dei commissari di contea o del dipartimento di contea. I membri selezionati per far parte di questi comitati consultivi forniscono un'ampia varietà di input e competenze specializzate. Questi comitati consultivi dovrebbero essere, nella misura del possibile, demograficamente rappresentativi della comunità.
    3. Gruppo di lavoro: Questo tipo di comitato consultivo può riflettere sia il tipo di comitato consultivo che quello di contenuto ed è inoltre incaricato dell'implementazione di un progetto o programma. Un esempio di comitato di lavoro è il Larimer County Fair Board, che fornisce consulenza al Consiglio dei Commissari della Contea su questioni politiche associate alla Fiera della Contea, ma è anche responsabile dell'organizzazione, della gestione e dell'attuazione della Fiera della Contea.
  2. Consiglio quasi giudiziario: alcuni consigli sono definiti nello statuto statale e hanno determinate responsabilità e autorità statutarie, come designato dallo statuto. Spesso questi comitati hanno l'autorità di tenere udienze formali, accettare testimonianze ed emettere decisioni. Queste decisioni possono o meno essere soggette a revisione da parte del Consiglio dei Commissari di Contea. I membri di questi consigli devono essere consapevoli di proteggere la natura imparziale quasi giudiziaria del consiglio e delle sue udienze formali. Le attività di questi comitati sono limitate all'autorità concessa dallo statuto o specificatamente dal consiglio dei commissari di contea.
  3. Consiglio decisionale: i consigli decisionali hanno l'autorità, per legge o concessa dal Consiglio dei commissari di contea, di prendere decisioni quali, ma non limitate a, approvare richieste e domande, assegnare risorse, assumere o licenziare dipendenti o adottare regolamenti. L'autorità specifica di ciascun consiglio decisionale è definita nello statuto statale o nello statuto del consiglio approvato dal Consiglio dei Commissari di contea.
  4. Task Force: le task force sono speciali gruppi ad hoc creati dal consiglio dei commissari di contea per un progetto o compito specifico. Le task force hanno una durata limitata e non sono continuative. Le responsabilità della task force saranno stabilite mediante risoluzione del Consiglio dei Commissari di Contea nel momento in cui il Consiglio autorizza la formazione della task force. Il Consiglio dei Commissari di Contea prenderà in considerazione il contributo delle task force, così come di altri membri della comunità, nel prendere decisioni e potrà o meno intraprendere azioni in accordo con il parere dei membri della task force. Le task force non possono parlare a nome della contea e sono create per consigliare il consiglio dei commissari della contea e non devono assumere posizioni indipendenti su questioni con il pubblico o i media pubblici.
2. COLLEGAMENTO CON IL COMMISSARIO: Il/i Commissario/i di contea assegnato/i al consiglio (riferimento B).
3. PERSONALE DI COLLEGAMENTO: una posizione del personale della contea responsabile del coordinamento e della comunicazione con i membri del consiglio e i commissari di collegamento e del supporto quotidiano del consiglio.
4. UFFICIALE RESPONSABILE: Ogni consiglio avrà un funzionario di contea responsabile assegnato al consiglio (riferimento B). Il funzionario responsabile sarà responsabile del budget del consiglio e delle attività complessive del consiglio. Il funzionario responsabile può essere un funzionario eletto o un direttore dell'area di servizio, un dipartimento o un capo divisione nominato. Nel caso in cui il consiglio offra consulenza a più dipartimenti della contea, un individuo fungerà da funzionario responsabile.
5. CONTATTO AMMINISTRATIVO: una posizione del personale della contea responsabile di assistere lo staff di collegamento nel coordinare il supporto quotidiano del consiglio.
TERMINI:
All'appartenenza al consiglio o alla commissione si applicano le seguenti limitazioni:
1. Salvo diversa disposizione prevista da un regolamento federale o da uno statuto statale, nessun membro del consiglio potrà prestare servizio in alcun consiglio per più di due mandati consecutivi o sei anni consecutivi, qualunque sia il periodo più lungo, a meno che non sia considerato e approvato dal Consiglio dei Commissari di Contea. Tale richiesta di eccezione al Consiglio di Commissario di Contea si baserà su circostanze straordinarie, tra cui: le ripetute assunzioni non hanno prodotto nuovi candidati qualificati; la riconferma è necessaria per raggiungere il quorum necessario per condurre gli affari; il candidato apporta competenze, esperienze o background specifici; il candidato rappresenta un gruppo sottorappresentato e nessun altro candidato soddisfa tale esigenza. Inoltre, si applicano le seguenti eccezioni:
  1. Membri che prestano servizio “ex officio” e qualsiasi posizione di personale nel Flood Review Board, Community Corrections Advisory Board, Retirement Board, Board of Appeals, Board of Health, Rodeo Board e membri del Fair Board che, al termine del loro primo mandato , può essere riconfermato per un secondo e un terzo mandato triennale completo.
  2. Nel caso in cui un individuo ricopra il mandato restante di un membro del consiglio, tale mandato non scaduto non sarà conteggiato come mandato completo, tranne nel caso del Fair Board, dove il completamento di un mandato parziale sarà considerato come il primo mandato completo mandato del nuovo membro del Consiglio di Amministrazione della Fiera.
  3. I membri giovani, di età pari o superiore a 18 anni, possono essere nominati membri votanti di qualsiasi consiglio a discrezione del Commissario per un mandato massimo di 1 anno. I termini possono essere rinnovati a discrezione del consiglio.
2. La maggior parte dei consigli di contea hanno mandati scaglionati di 3 anni che iniziano il 1 luglio e terminano il 30 giugno con le seguenti eccezioni: Agricultural Advisory Board, Behavioral Health Board, Fair Board e Solid Waste Policy Council i cui mandati iniziano il 1 dicembre e terminano il 30 novembre; il comitato consultivo per la pianificazione di Red Feather Lakes, il Rodeo Board e il fondo di prestito rotativo Weld/Larimer, i cui termini iniziano il 1° gennaio e terminano il 31 dicembre.
3. Le nomine per le posizioni che diventano vacanti a metà mandato possono essere effettuate in qualsiasi momento o possono essere posticipate al periodo di mandato regolare, a discrezione del Consiglio dei Commissari di Contea.
4. Il personale assegnato al supporto dei consigli di contea non è soggetto ad alcuna limitazione di durata.
5. Salvo diversamente specificato dalla normativa federale o dallo statuto statale, i membri del consiglio prestano servizio a discrezione del consiglio dei commissari di contea, non hanno interessi o diritti di proprietà nella loro appartenenza o carica e possono essere rimossi in qualsiasi momento e per qualsiasi motivo dal consiglio di contea Commissari.
6. La partecipazione regolare alle riunioni è importante per garantire che ogni consiglio di contea abbia un quorum, input diversificati e possa svolgere le proprie funzioni. I membri del Consiglio sono tenuti a partecipare regolarmente alle riunioni ed evitare di perdere più riunioni consecutive o più di (4) riunioni nell'arco di un anno solare.
7. A volte il Consiglio dei Commissari di Contea potrebbe dover annullare, riprogrammare, sospendere o terminare il funzionamento o la riunione di un consiglio o di una commissione (se non diversamente richiesto dalla legge) a causa del personale, delle risorse o di altre preoccupazioni della contea. I membri verranno informati non appena ragionevole date le circostanze specifiche.
RECLUTAMENTO:
1. La Contea valorizza l’equità, la diversità e l’inclusione e ritiene che le voci delle popolazioni tradizionalmente sottorappresentate siano fondamentali per la forza e il funzionamento più efficace dei comitati di volontariato.
2. L'Ufficio dei Commissari pubblicherà i posti vacanti nei consigli di amministrazione in vari organi di informazione, tra cui comunicati stampa, il sito web della Contea, piattaforme di social media e tramite altri metodi necessari per raggiungere popolazioni diverse e tutti i residenti. Le domande saranno disponibili sul sito web della Contea, presso l'Ufficio del Commissario e, su richiesta, tramite posta elettronica e tramite posta statunitense.
3. Il personale della contea e gli attuali membri del consiglio sono incoraggiati ad aiutare a reclutare candidati, soprattutto quando sono richieste popolazioni o competenze specifiche.
4. DOMANDE: i membri della comunità interessati a far parte di un consiglio e gli attuali membri del consiglio interessati a servire un altro mandato devono presentare una domanda entro la scadenza per la domanda pubblicata sul sito web della contea all'indirizzo https://www.larimer.gov/boards. Lo stesso richiedente può presentare candidature a non più di tre commissioni contemporaneamente. A discrezione del consiglio dei commissari di contea, possono essere presi accordi speciali per presentare domanda di far parte dei consigli di amministrazione per persone con esperienza vissuta o appartenenti a gruppi tradizionalmente sottorappresentati.
5. IDONEITÀ: L'idoneità a qualsiasi consiglio sarà definita nello statuto di quel consiglio. Salvo circostanze speciali approvate dal consiglio dei commissari di contea, tutti i membri di qualsiasi consiglio di contea saranno residenti legali della contea di Larimer. A causa degli impegni di tempo e per consentire a più membri della comunità la possibilità di prestare servizio, un individuo può prestare servizio solo in un consiglio alla volta.
PROCESSO DI SELEZIONE: Il Consiglio dei Commissari di Contea cercherà individui qualificati, con diversità di genere e culturale, rappresentanza geografica e una vasta gamma di punti di vista, interessi speciali e competenze. Gli attuali membri del consiglio possono assistere nel reclutamento di nuovi membri, ma non devono selezionare, intervistare o formulare raccomandazioni per le nomine a meno che non sia specificatamente richiesto dal Consiglio dei Commissari di Contea.
1. Le nomine ai consigli di contea verranno effettuate come segue:
  1. Il/i Commissario/i di collegamento con il consiglio o il suo delegato esaminerà le domande e selezionerà i candidati che desiderano intervistare;
  2. Lo staff di collegamento del consiglio e il presidente del consiglio possono essere invitati dal commissario di collegamento a partecipare alle interviste;
  3. Il Consiglio dei Commissari di Contea o il suo delegato può condurre controlli delle referenze o dei precedenti dei candidati per garantire che i requisiti di adesione siano soddisfatti. Nessun controllo di questo tipo sarà completato senza il consenso informato del richiedente;
  4. Le raccomandazioni del gruppo incaricato dell'intervista verranno presentate al Consiglio dei commissari di contea, che valuterà e approverà formalmente la/e nomina/e in una riunione pubblica sulle questioni amministrative.
2. I membri del consiglio in carica che possono essere rinominati saranno contattati dall'ufficio del Commissario per valutare il loro interesse ad essere rinominati. I membri che presentano domanda di riconferma saranno presi in considerazione insieme a tutti gli altri candidati. I titolari possono essere intervistati dal Consiglio dei Commissari di Contea, a loro discrezione.
3. Accettando la nomina a un consiglio di contea, il richiedente si impegna a rispettare questa politica, il codice di condotta e lo statuto del consiglio. A qualsiasi membro del consiglio che violi i termini di questa politica, del Codice di condotta o dello statuto del consiglio nel quale è stato nominato potrà essere chiesto di dimettersi o potrà essere rimosso dal consiglio dal Consiglio dei Commissari di Contea.
NOTIFICA: L'Ufficio dei Commissari contatterà i candidati selezionati per un colloquio dai Commissari di collegamento. L'Ufficio dei Commissari notificherà a tutti i candidati, compresi i titolari che richiedono una nuova nomina, lo stato delle loro candidature.
POSTI VACANTI:
1. L'Ufficio dei Commissari manterrà in archivio tutte le domande per un anno. Qualora si verificassero posti vacanti nel corso dell'anno, questi potranno essere coperti dall'attuale elenco dei candidati e/o pubblicizzando i posti vacanti. Per i consigli di amministrazione difficili da reclutare, le domande possono essere conservate in archivio per due anni.
2. Le dimissioni da un consiglio devono essere indirizzate per iscritto al consiglio dei commissari di contea.
CONSIGLIO, COMMISSIONE O TASK FORCE ALTERNATIVI:
1. Nessun consiglio di contea avrà membri designati come supplenti, ad eccezione del Consiglio di adeguamento, che può farlo ai sensi dello Statuto dello Stato del Colorado 30-28-117. Tutti i membri, ad eccezione di quelli designati come associati, avranno pieno diritto di membro e di voto in tutti i consigli di contea.
2. Se le normative federali o statali richiedono sostituti, si rinuncia alla Sezione VII, A.
3. I membri supplenti e senza diritto di voto di un consiglio che desiderano diventare membri effettivi devono compilare una domanda per l'esame da parte del Consiglio dei Commissari di Contea all'indirizzo https://www.larimer.gov/boards.
SUPPORTO DEL PERSONALE: Il supporto del personale è a disposizione dei membri del consiglio da parte del funzionario responsabile, del collegamento del personale e del contatto amministrativo assegnato a ciascun consiglio.
1. È responsabilità del consiglio dei commissari di contea, in coordinamento con il funzionario responsabile e lo staff di collegamento, fornire il budget e le altre risorse necessarie affinché ciascun consiglio possa svolgere i compiti assegnati.
2. È responsabilità dello staff di collegamento garantire che il consiglio disponga di un supporto di personale adeguato e ragionevole entro i limiti delle risorse preventivate.
3. I collegamenti del personale, i funzionari responsabili e i contatti amministrativi non saranno membri del consiglio a cui sono assegnati, ad eccezione del comitato consultivo per le correzioni comunitarie e del comitato di revisione delle inondazioni, se i commissari hanno nominato un dipendente della contea come membro del consiglio.
4. È responsabilità del collegamento del personale richiedere la partecipazione del collegamento dei commissari a una riunione del consiglio programmata contattando il responsabile delle operazioni aziendali dell'ufficio dei commissari. Lo staff di collegamento invierà al commissario di collegamento l'ordine del giorno della riunione prima della riunione programmata.
5. I collegamenti del personale segnaleranno eventuali violazioni dei requisiti di presenza al consiglio dei commissari di contea per la loro revisione e considerazione.
COLLEGAMENTO DEL PERSONALE: A ogni consiglio è assegnato un collegamento del personale e alcuni consigli possono anche avere un contatto amministrativo il cui ruolo e responsabilità sono:
1. Fornire il supporto quotidiano al consiglio; comunicare e coordinarsi con i membri del consiglio, i collegamenti con i commissari e il personale dell'ufficio dei commissari;
2. Pianificare riunioni, visite in loco ed eventi speciali secondo necessità; condurre riunioni efficaci del consiglio e garantire che tutti i requisiti di legge sulle riunioni aperte siano soddisfatti, compresi i requisiti ADA e le procedure per i commenti pubblici.
  1. Garantire che siano disponibili posti a sedere separati dal consiglio per tutti i membri del pubblico che partecipano.
  2. Se è previsto un periodo per i commenti pubblici, assicurati che sia elencato nell'ordine del giorno, stabilisci i limiti di tempo e inoltra eventuali richieste di azione della contea alla Commissione di collegamento se non sono presenti.
3. Preparare (in consultazione con la leadership del consiglio e con il Commissario di collegamento, a seconda dei casi) e pubblicare gli ordini del giorno delle riunioni, compreso un collegamento online alle riunioni virtuali e i verbali alla pagina web del consiglio;
4. Comprendere e garantire che il consiglio agisca in conformità con questa politica; comprendere il ruolo e l'autorità del consiglio (ad esempio, consultivo, decisionale, quasi giudiziario) e garantire che operi nell'ambito del suo ambito e secondo il suo statuto;
5. Assistere nel reclutamento, selezione, orientamento e formazione dei nuovi membri del consiglio;
6. Conservare i registri delle riunioni, compresi gli ordini del giorno e i verbali, in conformità con gli statuti statali in materia di conservazione dei registri. I collegamenti del personale garantiranno che i verbali vengano conservati secondo il manuale di conservazione.
COLLEGAMENTO DEI COMMISSARI: I Commissari di collegamento sono assegnati a ciascun consiglio (riferimento B). Il ruolo del Commissario di collegamento è quello di:
1. Comunicare con il consiglio secondo necessità e fungere da contatto principale con il consiglio dei commissari di contea;
2. Esaminare le domande, intervistare i candidati e formulare raccomandazioni al Consiglio dei commissari di contea per l'approvazione finale e la nomina di membri nuovi e riconfermati;
3. Partecipare alle riunioni programmate del consiglio quando disponibile e quando richiesto dal collegamento del personale.
4. Inoltrare qualsiasi richiesta avanzata durante il commento pubblico ai Commissari o all'Agenzia della Contea competente per ulteriori azioni e risposte.
ORIENTAMENTO E FORMAZIONE: I collegamenti del personale forniranno ai nuovi membri del consiglio i materiali pertinenti per assisterli nel diventare membri a pieno titolo del consiglio, inclusa una copia dello statuto e una copia di questa politica e una copia del codice di condotta dei consigli e delle commissioni della contea di Larimer. I collegamenti del personale informeranno tutti i nuovi membri del ruolo, delle responsabilità e dell'autorità del consiglio. I membri del consiglio già esistenti sono incoraggiati a condividere la loro esperienza e conoscenza con i nuovi membri. I nuovi membri sono incoraggiati a partecipare alle riunioni prima dell’inizio del loro mandato.
STATUTO: Ciascun consiglio deve adottare uno statuto coerente con questa politica. Una copia dello statuto deve essere inviata all'Ufficio dei Commissari per la revisione da parte del personale prima dell'adozione. Lo statuto è adottato previa approvazione da parte del Consiglio dei Commissari di Contea. Questa politica sarà incorporata, per riferimento, negli statuti di tutti i consigli di contea. Lo statuto includerà una descrizione degli scopi, degli obiettivi, dei doveri e dei compiti del consiglio, come definiti dal consiglio dei commissari di contea o dal dipartimento competente della contea. Tutti i consigli di contea dovranno rivedere annualmente il proprio statuto e presentare eventuali aggiornamenti o revisioni al consiglio dei commissari di contea per la revisione e l'approvazione.
RICONOSCIMENTO: Il Consiglio dei Commissari della contea apprezza i contributi dei membri del consiglio e può organizzare un'attività di riconoscimento annuale per riconoscere tutti i membri e il loro contributo alla contea di Larimer. Il Consiglio dei Commissari di Contea può inviare una lettera di apprezzamento a tutti i membri del consiglio uscenti.
TITOLARITÀ DELLA PROPRIETÀ INTELLETTUALE:
1. Tutti i documenti, articoli, rapporti, corrispondenza, raccomandazioni o altri prodotti prodotti da un consiglio di contea saranno di proprietà esclusiva del consiglio dei commissari di contea della contea di Larimer.
2. Nessun consiglio o membro del consiglio può copyright o, in qualsiasi altro modo, assumere la proprietà di documenti, articoli, raccomandazioni o altri prodotti prodotti dal consiglio.
3. Tutti i documenti e la corrispondenza prodotti nell'ambito delle normali attività di qualsiasi consiglio di contea saranno soggetti alle stesse politiche sui registri aperti applicabili a tutti i documenti e la corrispondenza della contea.
4. Tutti i documenti e le pubblicazioni di qualsiasi consiglio di contea devono essere chiaramente identificati come appartenenti o provenienti dalla contea di Larimer e devono essere conformi alle linee guida sul logo della contea di Larimer nella politica e procedura amministrativa 100.10 (riferimento D).
INVIO DELLE INFORMAZIONI AL CONSIGLIO DEI COMMISSARI DI CONTEA:
1. Le informazioni sottoposte all'esame del consiglio dei commissari di contea devono essere presentate dal personale di collegamento del consiglio al direttore della contea, tra cui:
  1. Obiettivo - cesposizione chiara e concisa del problema
  2. Riepilogo del problema/problema/richiesta - inclusa qualsiasi storia precedente con il consiglio dei commissari di contea o altro consiglio di contea, se applicabile
  3. Proposta - soluzione o opportunità proposta
  4. Vantaggi
  5. Svantaggi
  6. Azione richiesta - azioni specifiche richieste al Consiglio dei Commissari di Contea (ad esempio, approvazione, finanziamenti, personale, ecc.)
  7. Interessi potenzialmente interessati - gruppi, individui o organizzazioni colpiti o interessati al problema/problema/richiesta
  8. Livello di interesse pubblico e partecipazione
INCONTRI APERTI: Tutte le riunioni e le azioni di un consiglio di contea devono essere pienamente conformi agli statuti statali che disciplinano le riunioni pubbliche aperte. È responsabilità del personale di collegamento conoscere le leggi sulle riunioni pubbliche aperte e garantire che gli ordini del giorno e i verbali delle riunioni siano pubblicati in modo tempestivo e secondo questa politica. Questa disposizione non è intesa a richiedere a un consiglio di rispettare lo statuto delle riunioni aperte se non soddisfa i requisiti legali per farlo.
IL PROCESSO DECISIONALE:
1. Qualsiasi azione, raccomandazione o discussione del consiglio di contea sarà limitata alla missione e ai compiti definiti del consiglio, come descritto nello statuto approvato.
2. Tutti i consigli di contea che conducono processi di partecipazione pubblica seguiranno le linee guida adottate per la partecipazione pubblica nella politica sulla partecipazione pubblica del consiglio dei commissari di contea (riferimento E).
3. È responsabilità dello staff di collegamento assistere il consiglio nel suo processo decisionale e informare i membri nuovi ed esistenti delle responsabilità e dell'autorità del consiglio e dei suoi membri. I collegamenti del personale non devono esercitare un'influenza indebita durante il processo decisionale, ma devono garantire che le decisioni del consiglio siano in linea con l'incarico emesso e approvato dal consiglio dei commissari di contea.
COMPENSAZIONE E RIMBORSO:
1. COMPENSO: i membri della comunità che prestano servizio nei consigli di contea lo fanno come volontari (riferimento C). Non è previsto alcun compenso finanziario o rimborso spese, ad eccezione di quanto indicato di seguito, per i volontari di qualsiasi consiglio.
2. CHILOMETRAGGIO: i membri del consiglio possono richiedere il rimborso del chilometraggio o di altri costi di trasporto per partecipare a qualsiasi funzione del consiglio se il membro deve viaggiare a più di dieci miglia dalla propria residenza. Le miglia verranno rimborsate secondo la tariffa stabilita dalla normativa federale per i volontari. Il funzionario responsabile è responsabile dell'approvazione dei rimborsi chilometrici per i consigli entro il budget fornito dal consiglio dei commissari di contea.
3. PASTI: i pasti possono essere forniti come parte delle riunioni periodiche del consiglio, secondo quanto preventivato.
4. SPESE: I membri del consiglio possono essere rimborsati per le spese vive associate alle attività del consiglio a condizione che le spese siano state preventivamente preventivate dal consiglio dei commissari di contea e autorizzate dal funzionario responsabile (ad esempio, forniture per ufficio, copie, stampe, ecc. ). Altre spese possono essere rimborsate se, a giudizio del funzionario responsabile, tale rimborso è nel migliore interesse della contea.
5. STIPENDI NOMINALI PER PERSONE CON ESPERIENZA DI VITA: Il Consiglio dei Commissari di Contea riconosce l'importanza di includere le competenze dei residenti con esperienza di vita e che i membri delle popolazioni emarginate con un'esperienza di vita così preziosa devono affrontare ostacoli alla loro partecipazione. Il Consiglio dei Commissari di Contea desidera ridurre questi ostacoli alla partecipazione di tali individui fornendo stipendi nominali purché tali stipendi siano conformi alle leggi statali e federali e non 1) interferiscano con le protezioni estese ai volontari dal Federal Volunteer Protection Act, o 2) creare un rapporto di lavoro tra il volontario e la Contea. Questi stipendi nominali saranno forniti solo a persone con esperienza vissuta, che non include l'esperienza professionale in un campo tecnico che potrebbe essere richiesta o vantaggiosa come membro del consiglio, e a coloro che incontrano ostacoli economici alla partecipazione alle attività del governo locale. Gli individui che partecipano ai Consigli a causa della loro leadership in organizzazioni che servono le popolazioni emarginate ma che non hanno esperienza vissuta in tali gruppi non avranno diritto a stipendi nominali. Le persone con esperienza vissuta selezionate nei consigli di contea devono completare una domanda per il programma di stipendio e il compenso ricevuto è soggetto a ritenute fiscali. Una volta completata, la richiesta verrà esaminata dal personale di collegamento assegnato al consiglio e dal direttore della contea per l'approvazione. Una volta approvato, i candidati dovranno fornire la documentazione richiesta prima di ricevere uno stipendio. L'eventuale retribuzione erogata non sarà vincolata al numero di ore effettivamente prestate.
COPERTURA ASSICURATIVA:
1. La responsabilità generale (responsabilità diversa da quella automobilistica, compresa quella generale, delle forze dell'ordine e professionale) è fornita a tutti i volontari (riferimento C).
2. I volontari non sono coperti dalla copertura compensativa dei lavoratori autoassicurati della Contea. Eventuali infortuni subiti durante l'attività di volontariato sono responsabilità del singolo volontario.
3. Nello specifico dell'assicurazione automobilistica, sia i danni fisici che la responsabilità legale per lesioni personali o morte sono coperti per tutti i volontari che guidano veicoli della Contea (riferimento C).
  Inoltre, la copertura della responsabilità civile, in eccesso rispetto a qualsiasi altra assicurazione valida o esigibile, sia su base primaria, in eccesso o contingente, è fornita in eccesso e non contribuisce a tale altra assicurazione per i volontari dei consigli e delle commissioni ufficiali della contea mentre guidano i loro veicoli personali veicolo per affari ufficiali della contea. Sono tuttavia esclusi dalla copertura i seguenti sinistri.
  1. Lesioni personali o morte di passeggeri (inclusi amici e familiari) che non svolgono affari ufficiali della Contea.
  2. Danni fisici ai veicoli non di proprietà della contea utilizzati per affari della contea.
  3. Attività illegali
  4. Incidenti o incidenti che coinvolgono droghe e/o alcol
4. Non è prevista alcuna assicurazione sulla proprietà per i beni personali del volontario.
CONFLITTO D'INTERESSE:
1. Un conflitto di interessi si verifica quando le relazioni o gli interessi privati e personali di una persona divergono al punto che un osservatore indipendente può ragionevolmente chiedersi se le azioni o le decisioni della persona siano determinate da vantaggi, guadagni o vantaggi personali.
2. I membri del consiglio non utilizzeranno la loro appartenenza per un guadagno privato e agiranno in modo imparziale e non concederanno un trattamento preferenziale ad alcuna organizzazione o individuo privato.
3. Un membro di qualsiasi consiglio che abbia un interesse personale o privato in una questione proposta o pendente deve rivelare tale interesse al consiglio, non votare sulla questione e non tentare di influenzare le decisioni degli altri membri votanti sulla questione.
I REGALI:
1. È vietata l’accettazione o l’offerta di doni personali che potrebbero portare a un conflitto di interessi. Nessun membro di alcun consiglio può accettare o offrire un regalo personale superiore a 65 dollari da qualsiasi individuo, organizzazione, appaltatore o qualsiasi altra entità che intrattiene affari con la Contea o abbia il controllo degli affari della Contea relativi alle attività del proprio consiglio.
MINUTI:
1. Verranno registrati verbali di tutte le riunioni di qualsiasi consiglio di contea soggette al Colorado Open Meetings Act. Il verbale approvato o la bozza devono essere pubblicati non appena possibile dopo la riunione del consiglio. I consigli sono fortemente incoraggiati a pubblicare la bozza del verbale prima dell'approvazione finale del verbale nella successiva riunione del consiglio. Come minimo, i verbali devono essere pubblicati sulla pagina web del consiglio entro 7 giorni dall'approvazione da parte del consiglio.
2. I verbali dovrebbero essere “verbali di azione” e registrare qualsiasi azione formale intrapresa dal consiglio. I verbali non sono da intendersi come trascrizioni letterali della riunione. La quantità di dettagli inclusi nei verbali oltre la registrazione delle azioni è lasciata alla discrezione di ciascun consiglio.
ORDINE DEL GIORNO: Gli ordini del giorno di tutte le riunioni pubbliche dovranno essere pubblicati sulla pagina web dei consigli e delle commissioni della contea almeno 7 giorni prima della riunione.
RINUNCE: Qualsiasi sezione di questa politica può essere derogata con un voto a maggioranza del Consiglio dei Commissari di Contea.

Lorenda Volker
Direttore della contea

Distribuzione:
Tutti i funzionari eletti e i dipartimenti della contea
Tutti i contatti del Dipartimento per gli Advisory Board (Distribuzione a cura dell'Ufficio BCC)
Pagina Web dei consigli e delle commissioni di Larimer County.org
Manuale SOP per la gestione dei record (originale)

ADDENDUM
CONSIGLI E COMMISSIONI DELLA CONTEA DI LARIMER
CODICE DI CONDOTTA DEI MEMBRI

Questa aggiunta alla politica e procedura amministrativa 100.1K stabilisce regole di condotta e linee guida per qualsiasi membro di qualsiasi consiglio, commissione o comitato istituito dalla contea di Larimer. I membri di un consiglio o di una commissione, per natura della loro nomina, sono rappresentanti della contea di Larimer e come tali sono tenuti ad agire con rispetto e cortesia gli uni verso gli altri, verso il personale della contea e verso i membri del pubblico. Tutti i membri prestano servizio come volontari e accettano di rispettare queste politiche nel loro ruolo di membri del consiglio.

I membri riceveranno comunicazioni, inclusi messaggi di testo, relative al Consiglio di amministrazione nominato tramite l'e-mail e il numero di telefono forniti nei materiali di domanda o come forniti al Contatto del personale, e si assicureranno che il Contatto del personale disponga di informazioni di contatto aggiornate.

I membri parteciperanno regolarmente alle riunioni del Consiglio e informeranno il collegamento del personale o il contatto amministrativo nel caso in cui non siano in grado di partecipare il prima possibile. I membri del consiglio che non sono in grado di partecipare a tre (3) riunioni ordinarie consecutive o a quattro (4) riunioni nell'arco di un anno solare possono essere sostituiti dal consiglio dei commissari di contea.

I membri riconosceranno il ruolo del loro Consiglio. Conoscere il ruolo del Consiglio da voi nominato aiuta a collocare il posto del Consiglio e le sue azioni nel contesto più ampio dell'attività della Contea di Larimer.

I membri saranno preparati per le riunioni esaminando i rapporti e gli altri documenti forniti dal collegamento o dal direttore del consiglio prima della riunione. I membri hanno la responsabilità di impegnarsi nel lavoro del consiglio comunicando bene, partecipando alla discussione, mostrando la volontà di lavorare con il gruppo e scendere a compromessi e mantenendo un comportamento professionale. Essere informati sulla legislazione e su altre questioni che riguardano il lavoro del tuo consiglio ti aiuterà anche a prendere decisioni informate.

I membri, in occasione di qualsiasi riunione del Consiglio, utilizzeranno la tecnologia necessaria per partecipare efficacemente alle riunioni, compreso un computer dotato di fotocamera e microfono, poiché le riunioni possono essere tenute a distanza. Qualsiasi sfondo o altra immagine visibile durante tale partecipazione remota sarà appropriata, professionale e sosterrà i principi guida della Contea di Larimer.

Non è possibile utilizzare immagini che promuovono o pubblicizzano partiti diversi da Larimer County.

I membri manterranno una mente aperta, tralasciando le agende personali per ottenere il miglior risultato per la contea di Larimer. Sebbene i membri del consiglio e della commissione possano essere selezionati, in parte, sulla base della rappresentanza di specifici gruppi di interesse, ciascun membro dovrebbe rappresentare il bene pubblico complessivo e non quello di un gruppo o interesse esclusivo. Pertanto, i membri prenderanno decisioni giuste, considerando in modo imparziale tutte le questioni.

I membri si impegnano a rispettare tutti i membri del consiglio, trattandoli come partner equi nel processo decisionale, creando un ambiente inclusivo che accolga tutti i membri come collaboratori che condividono il potere di influenzare il lavoro del consiglio o della commissione.

A volte, minorenni o membri giovani possono partecipare, frequentare o interagire con i consigli, le commissioni e i programmi della contea di Larimer. I membri devono essere consapevoli della loro posizione di fiducia ed essere rispettosi della nostra comunità giovanile. Le interazioni con i minori devono essere limitate alla trasmissione di informazioni programmatiche e i Membri non possono avere contatti con tali minori o giovani al di fuori delle attività ufficiali del programma, del consiglio o della commissione.

I membri parteciperanno a tutti i corsi di formazione richiesti e sono fortemente incoraggiati a frequentare corsi di formazione che migliorino la loro capacità di servire in modo efficace.

I membri terranno presente che sono un membro di un comitato, che l'autorità del consiglio deriva dall'intero gruppo, non da un solo membro, e che le decisioni hanno quindi la natura di un consenso. Pertanto, quando si parla pubblicamente:
UN. I membri dovrebbero ricordare agli ascoltatori che le azioni del consiglio sono raccomandazioni (a meno che diversamente previsto dalla legge) e che l'azione finale sarà intrapresa dai Commissari di Contea. Ricordate che le vostre azioni e dichiarazioni in qualità di membro del consiglio o della commissione assumono un significato speciale e, se non eseguite in modo responsabile, potrebbero comportare una situazione dannosa per i migliori interessi della contea di Larimer.
B. In qualità di singolo membro di un consiglio o di una commissione, non devi rappresentare le tue opinioni o raccomandazioni come quelle del consiglio o della commissione a meno che la maggioranza dell'organismo non abbia votato ufficialmente per approvare tale azione. I membri del consiglio o della commissione che formulano raccomandazioni o esprimono opinioni che non sono state approvate dalla maggioranza del consiglio devono indicare che stanno esprimendo opinioni individuali e non stanno parlando a nome del consiglio o della Contea.

I membri rispetteranno tutte le leggi statali applicabili, le politiche della contea e altre dottrine relative allo svolgimento delle riunioni del Consiglio.
UN. I membri del consiglio e della commissione talvolta ricevono informazioni riservate dal personale della contea. Tali informazioni non devono essere utilizzate a vantaggio privato del consiglio o di un membro della commissione o di qualsiasi altro individuo. Inoltre, la divulgazione delle informazioni è vietata se una persona ragionevole ritiene che la divulgazione danneggerebbe gli interessi finanziari della Città. La divulgazione inappropriata di informazioni riservate o sensibili può esporre i membri del consiglio e della commissione a conseguenze civili, penali o normative.
B. Doni e favori: è vietata l'accettazione di onorari (compensi per discorsi o partecipazioni ad eventi pubblici in qualità di funzionario della Contea). È inoltre vietata l'accettazione di qualsiasi altro regalo o favore da parte di persone che intrattengono affari con la Contea o desiderano fare affari con la Contea se il regalo o il favore può ragionevolmente essere interpretato come un compenso per una decisione ufficiale o come qualcosa che tenderebbe a compromettere la indipendenza di giudizio del membro del consiglio, della commissione o del comitato nell'esercizio delle sue funzioni ufficiali. I membri devono conoscere e rispettare l'Articolo XXIX, Sezione 3 della Costituzione del Colorado e i relativi requisiti.
C. Se un membro del consiglio o di un comitato ha un interesse finanziario in una decisione quando la decisione comporta un vantaggio finanziario prevedibile e misurabile per il singolo membro o parente, deve dichiarare un conflitto di interessi e ritirarsi dalla decisione. Anche se un membro non ha un interesse finanziario in una decisione o raccomandazione, anche un interesse personale può creare un conflitto di interessi. Il test per un interesse personale è se, a giudizio di una persona ragionevolmente prudente, il consiglio, la commissione o il membro del comitato realizzerebbe o sperimenterebbe qualche beneficio o danno diretto e sostanziale diverso da quello sperimentato dal pubblico in generale.

I membri che sanno in prima persona che un collega ha violato questa politica o qualsiasi standard etico o legale, dovranno agire per impedire che si verifichino ulteriori violazioni, incluso parlare con il membro e/o segnalare l'incidente al personale di collegamento. Se si tratta di un collegamento dello staff che ha violato gli standard etici o legali, il membro riferirà al collegamento del commissario. Il collegamento del commissario insieme all'ufficio del direttore della contea aiuterà a risolvere questo tipo di situazioni.

I membri non discrimineranno alcuna persona in base a razza, sesso, credo, colore, religione, origine nazionale, età, stato di assistenza pubblica, stato civile, stato familiare, orientamento sessuale, stato di veterano, disabilità fisiche o mentali o qualsiasi altra categoria protetta per legge.

Qualora un membro dovesse dimettersi dal proprio Consiglio, dovrà notificarlo all'ufficio del Commissario della contea di Larimer e al collegamento con il consiglio non appena possibile e presentare loro un avviso di dimissioni.

A volte il Consiglio dei Commissari di Contea potrebbe dover annullare, riprogrammare, sospendere o terminare il funzionamento o la riunione di un consiglio o di una commissione (se non diversamente richiesto dalla legge) a causa del personale, delle risorse o di altre preoccupazioni della contea. I membri verranno informati non appena ragionevole date le circostanze specifiche.

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