Requisiti di protocollo e notifica per la falsificazione dei registri di assistenza sociale dei minori

In conformità con il Codice dei regolamenti del Colorado Volume 7.601.81, il Dipartimento dei servizi umani della contea di Larimer (LCDHS) deve mantenere e utilizzare un protocollo scritto riguardante la garanzia della qualità e i processi investigativi per monitorare la falsificazione dei registri del benessere dei minori nel sistema informativo completo sul benessere dei minori noto come Trails.

Il sospetto di falsificazione dei registri relativi all'assistenza all'infanzia può giungere all'attenzione di LCDHS in vari modi, ad esempio mediante presentazione di un reclamo o nell'ambito di una revisione da parte di un supervisore per il controllo della qualità.

Nel caso in cui venga a conoscenza di un'accusa di sospetta falsificazione dei registri relativi all'assistenza all'infanzia, il direttore dell'LCHSS (o designato) verrà immediatamente informato. La successiva notifica verrà fornita al dipartimento delle risorse umane della contea di Larimer e all'ufficio del procuratore della contea di Larimer, entro un (1) giorno lavorativo.

Il direttore di LCDHS (o designato) determinerà se il dipendente in questione debba essere messo in congedo amministrativo mentre viene completata una valutazione della sospetta falsificazione.

Valutazione della sospetta falsificazione dei documenti relativi all'assistenza infantile

L'indagine sul personale sarà condotta dal Supervisore del dipendente e dal Vice Direttore della Divisione LCDHS appropriato, sotto la supervisione del Direttore della Divisione Bambino, Gioventù e Famiglia e supportato dal Dipartimento Risorse umane, e sarà completata anche quando il dipendente oggetto dell'indagine rimane dipendente e in servizio attivo, viene posto in congedo amministrativo, si dimette, viene licenziato o non è più impiegato presso Larimer County.

In conformità con il Volume 7.601.81 (A), un incidente confermato di falsificazione di registri di assistenza all'infanzia è un incidente in cui, dopo un'indagine da parte di LCDHS, viene stabilito da una preponderanza di prove che una persona ha consapevolmente o intenzionalmente effettuato una falsa registrazione o alterato falsamente le informazioni in Trails. LCDHS considera un incidente confermato di falsificazione di registri di assistenza all'infanzia una violazione etica del codice di condotta professionale dell'agenzia.

Se viene stabilito che il dipendente sarà messo in congedo amministrativo allo scopo di indagare su un sospetto episodio di falsificazione dei registri relativi all'assistenza infantile, LCDHS compirà ogni ragionevole sforzo per preservare tempestivamente le prove che un registro relativo all'assistenza infantile è stato falsificato e supervisionerà o limiterà l'accesso del dipendente ai registri del benessere dei bambini.

Entro un (1) giorno lavorativo dalla data in cui il dipendente è stato posto in congedo amministrativo, in conformità al volume 7.601.81 (B, 1), LCDHS:

• Sospendere l'accesso del dipendente a Trails,
• Sospendere l'accesso del dipendente agli account Active Directory della contea di Larimer (che rimuove l'accesso al computer rilasciato dalla contea, all'e-mail della contea di Larimer, a Google Drive, OnBase e Zoom della contea di Larimer),
• Cancella tutte le sessioni per gli account Active Directory del dipendente,
• Sospendere l'accesso e ritirare il cellulare rilasciato dalla contea di Larimer del dipendente.

Falsificazione confermata dei documenti relativi all'assistenza infantile

Quando LCDHS conferma un episodio di falsificazione dei registri relativi all'assistenza infantile, LCDHS completerà le seguenti notifiche entro i tempi di risposta richiesti in conformità con il volume 7.601.81:

• Entro tre (3) giorni lavorativi:
  • Il Direttore dell'LCHS (o designato) dovrà fornire la notifica alla Divisione per il benessere dell'infanzia del Dipartimento dei servizi umani del Colorado via e-mail.
• Entro dieci (10) giorni lavorativi:
• Il Direttore dell'LCHS (o designato) dovrà inviare una notifica iniziale all'ufficio dello sceriffo della contea di Larimer tramite e-mail e/o conversazione telefonica. 
• Il Supervisore e/o il Vice Direttore della Divisione supporteranno attivamente e rimarranno in contatto con l'investigatore LE, fornendo tutte le informazioni consentite a supporto dell'indagine.

Quando LCDHS conferma un episodio di falsificazione dei registri relativi all'assistenza all'infanzia, LCDHS correggerà i registri all'interno di Trails. Le seguenti notifiche verranno completate entro i tempi di risposta richiesti in conformità al volume 7.601.81:

• Entro dieci (10) giorni lavorativi:
  • Se si tratta di un caso giudiziario di dipendenza e negligenza o delinquenza minorile, l'ufficio del procuratore di contea fornirà notifica al tribunale della corretta documentazione relativa al benessere dei minori
• Entro dieci (10) giorni lavorativi, il Vice Direttore della Divisione (o designato) fornirà la notifica alle parti di seguito indicate. La modalità di notifica sarà sia il metodo di contatto preferito dell'individuo sia la lettera di notifica approvata dallo stato che sarà spedita tramite posta statunitense di prima classe all'ultimo indirizzo conosciuto di ciascun individuo:
• Notifica ai genitori e ai tutori del bambino/giovane presunto o ritenuto vittima di abuso o negligenza o di un giovane in conflitto.
• Notifica alla persona ritenuta o presunta responsabile dell'abuso o della negligenza.
• Notifica al bambino/ragazzo di età pari o superiore a dieci (10) anni.
• Notifica al difensore legale e al Guardian ad Litem per i soggetti coinvolti in un caso di dipendenza aperta e abbandono o delinquenza minorile.
• Qualsiasi avviso relativo alla correzione del registro relativo al benessere dei minori fornito alle persone sopra menzionate sarà documentato in Trails.