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SCOPO: Questa politica e procedura ha lo scopo di aiutare la contea di Larimer a conformarsi al Family and Medical Leave Act (riferimento 1)
SCOPE: La presente politica si applica a tutti gli uffici, dipartimenti e dipendenti, ad eccezione dei funzionari eletti.
RESPONSABILITÀ: Il Direttore Risorse Umane amministra questa Politica.
REQUISITI SPECIFICI: Nona
SEZIONE REVISIONE (Modifiche significative rispetto alla politica precedente):
- Sezione VIII.B.1
- Sezione IX, B (rimosso)
POLITICA E PROCEDURA:
La contea fornisce congedi familiari e medici (FML) ai dipendenti che soddisfano i requisiti di ammissibilità legale previsti dalla legge e dai regolamenti federali (riferimento 1), con le eccezioni indicate di seguito. Le disposizioni generali relative all'uso di FML sono stabilite in questa politica e procedura. I decisori e i loro delegati si consulteranno con le Risorse umane, poiché vi sono numerose normative che possono riguardare situazioni uniche non specificamente affrontate in questa politica.
II. AMMISSIBILITÀ (allegato 7): Per essere ammessi alla FML, i dipendenti della Contea devono:
A. Sono stati impiegati presso la Contea per 12 mesi o più (non necessariamente mesi consecutivi); E
B. Aver lavorato almeno 1,250 ore (compresi gli straordinari ma esclusi i permessi retribuiti) nei 12 mesi immediatamente precedenti il primo giorno del congedo proposto; E
C. Avere un motivo qualificante FMLA per il congedo come definito di seguito.
III. IL CONGEDO FAMILIARE E MEDICO VIENE UTILIZZATO PER LE SEGUENTI FINALITÀ:
A. Congedo medico:
1. "gravi condizioni di salute" del dipendente;
B. Congedo familiare (riferimento 4):
1. "gravi condizioni di salute" del coniuge o genitore del dipendente;
2. Una "gravi condizioni di salute" del figlio del dipendente di età inferiore ai 18 anni, o superiore se il figlio è disabile come definito dal FMLA (riferimento 1);
3. Assistenza dei genitori alla nascita del figlio;
4. Cura del bambino da parte dei genitori dopo la nascita o legame (entro un anno dalla nascita); e
5. Affidamento di un figlio presso il dipendente per adozione o affido (entro un anno dall'affidamento).
C. Esigenza militare qualificante e congedi per badante militare:
1. I dipendenti idonei possono avere diritto al FML per qualsiasi "esigenza qualificante" derivante dal fatto che il coniuge, il figlio, la figlia o il genitore di un dipendente è in servizio attivo coperto o è stato informato di una chiamata imminente al servizio attivo nelle Forze armate come definito dal FMLA (riferimento 1). La durata di tale congedo è limitata a 12 settimane nel periodo di 12 mesi selezionato nella politica FML della contea. Un'"esigenza qualificante" può includere:
un. implementazioni con breve preavviso;
b. eventi militari e attività connesse;
c. attività di assistenza all'infanzia e scolastiche;
d. disposizioni finanziarie e legali;
e. Consulenza;
f. riposo e recupero; e
g. attività post-distribuzione.
2. I dipendenti idonei che sono il coniuge, il figlio, la figlia, il genitore o il parente prossimo di un membro del servizio coperto possono avere diritto a FML per prendersi cura del membro del servizio coperto. Un membro del servizio coperto è un membro attuale delle forze armate, incluso un membro della Guardia Nazionale o delle Riserve, che è sottoposto a cure mediche, convalescenza o terapia, è altrimenti in stato ambulatoriale o è altrimenti nell'elenco dei pensionati per invalidità temporanea, per grave infortunio o malattia. Per un membro del servizio in corso, un grave infortunio o malattia è quello subito da un membro del servizio in servizio attivo che può rendere il membro del servizio dal punto di vista medico non idoneo a svolgere le funzioni del proprio ufficio, grado, grado o grado . Un infortunio o malattia grave include anche infortuni o malattie che esistevano prima del servizio attivo del membro del servizio e che sono stati aggravati dal servizio in linea di servizio in servizio attivo. Tale infortunio o malattia deve rendere il membro del servizio non idoneo dal punto di vista medico a svolgere le funzioni dell'ufficio, grado, grado o grado del membro. La durata di tale congedo, se combinata con altri congedi qualificanti FML, è limitata a 26 settimane nel periodo di 12 mesi misurato a partire dalla data del congedo.
3. I dipendenti idonei, che sono il coniuge, il figlio, la figlia, il genitore o il parente prossimo di un veterano coperto, possono avere diritto a FML per prendersi cura di un veterano coperto. Un veterano coperto è un veterano dimesso in condizioni diverse da quelle disonorevoli entro il periodo di cinque anni prima che il dipendente prenda il primo congedo per prendersi cura di quel veterano che è sottoposto a cure mediche, recupero o terapia per un grave infortunio o malattia.
Per un veterano, un grave infortunio o malattia è quello che è stato sostenuto dal veterano durante la linea di servizio in servizio attivo nelle forze armate o che esisteva prima del servizio attivo del veterano ed è stato aggravato dal servizio nella linea di servizio in servizio attivo .
La durata di tale congedo, se combinato con altri congedi medici familiari qualificanti, è limitata a 26 settimane nel periodo di 12 mesi selezionato nella politica FML della contea.
IV. DEFINIZIONE DI "GRAVI CONDIZIONI DI SALUTE":
A. Una condizione di salute grave è una malattia, un infortunio, una menomazione o una condizione fisica o mentale che comporta un pernottamento in una struttura di assistenza medica o il proseguimento del trattamento da parte di un operatore sanitario per una condizione che impedisce al dipendente di svolgere il lavoro funzioni del lavoro del dipendente, o impedisce a un familiare qualificato di partecipare a scuola o ad altre attività quotidiane.
B. Un grave infortunio o malattia come precedentemente definito in congedo per badante militare e/o veterano.
V. ESCLUSIONI DALLA DEFINIZIONE DI GRAVI CONDIZIONI DI SALUTE:
A. Trattamenti volontari o cosmetici che non sono necessari dal punto di vista medico, a meno che non sia necessario un ricovero ospedaliero.
B. Esami fisici preventivi di routine.
VI. DEFINIZIONE DI CURA CONTINUA DA PARTE DI UN FORNITORE DI ASSISTENZA SANITARIA:
A. A determinate condizioni, l'obbligo di continuare il trattamento può essere soddisfatto da un periodo di inabilità superiore a tre giorni di calendario interi consecutivi combinato con almeno due visite a un operatore sanitario o una visita e un regime di continuazione del trattamento o incapacità a causa di gravidanza o incapacità a causa di una condizione cronica. Altre condizioni possono soddisfare la definizione di trattamento continuato.
R. Un dipendente deve fornire informazioni sufficienti per supportare la necessità di qualsiasi FML, che può includere un modulo di certificazione compilato. Fare riferimento all'allegato 8 per i processi e le procedure FML.
B. Per il congedo medico, l'operatore sanitario del dipendente sarà tenuto a certificare la necessità medica del congedo per il dipendente o la necessità di congedo per prendersi cura di un familiare e/o la necessità di congedo intermittente o orario di lavoro ridotto. Per altri FML, il dipendente sarà tenuto a presentare la documentazione appropriata per stabilire la necessità di FML, come i Moduli di Certificazione sopra identificati (allegati 2, 3, 4, 5 e 6).
C. Le Risorse Umane possono contattare l'operatore sanitario del dipendente per chiarimenti o l'autenticazione delle informazioni mediche, se necessario. Un secondo parere medico può essere richiesto a spese della Contea. Può essere richiesta anche la documentazione attestante il rapporto di parentela, l'adozione o l'affidamento.
D. Se il bisogno del dipendente di FML dura oltre un singolo anno di congedo, la Contea richiederà al dipendente di fornire una nuova certificazione medica in ogni nuovo anno di congedo FML.
VIII. UTILIZZO OBBLIGATORIO DI FML E COORDINAMENTO CON ALTRE POLITICHE DI CONGEDO:
A. Uso obbligatorio di FML: tutti i dipendenti che sono assenti dal lavoro per qualsiasi motivo devono richiedere una forma appropriata di congedo. Un dipendente deve fornire informazioni sufficienti al proprio supervisore immediato in modo che il supervisore possa determinare la forma appropriata di congedo. Se il congedo richiesto è qualificante per FML, il congedo del dipendente deve essere designato come FML, oltre ad altri congedi applicabili come congedo per malattia, congedo per ferie, congedo per festività o congedo per malattia non retribuito (SLWOP) (riferimento 2). Fare riferimento all'allegato 8 per i processi e le procedure FML.
B. Utilizzo delle ferie retribuite maturate:
1. Quando un dipendente è in FML, il congedo maturato deve essere utilizzato simultaneamente. Ai dipendenti non sarà consentito di trovarsi in uno stato non retribuito mentre utilizzano FML se hanno maturato congedo retribuito disponibile. Il congedo per malattia maturato dal dipendente verrà utilizzato fino al suo esaurimento.
2. Quindi, a meno che il dipendente non sia in stato di invalidità a breve termine, il congedo retribuito maturato dal dipendente verrà utilizzato fino al suo esaurimento in questo ordine: congedo amministrativo, ferie, congedo compensativo e ferie.
a. Per i dipendenti in invalidità a breve termine, la quantità di congedo retribuito necessaria affinché il dipendente sia reso integro (circa il 40%) sarà utilizzata fino al suo esaurimento in questo ordine: congedo amministrativo, congedo per ferie, congedo compensativo e congedo per ferie.
C. Se un dipendente esaurisce i propri saldi di ferie retribuite prima della fine del periodo di ferie retribuite, il congedo verrà contrassegnato come congedo per malattia non retribuito (SLWOP) sulla sua scheda attività.
IX. IMPORTO DI PERMESSO DISPONIBILE:
A. I dipendenti idonei hanno diritto a prendere fino a 12 settimane di lavoro di FML in un periodo di 12 mesi, a seconda del motivo del congedo. I dipendenti che richiedono un congedo durante un singolo periodo di 12 mesi per prendersi cura di un militare coperto con un grave infortunio o malattia hanno diritto a prendere fino a 26 settimane di lavoro di FML (congedo per assistenza militare). Un ciclo continuo di 12 mesi misurato all'indietro viene utilizzato per determinare la quantità di FML disponibile per un dipendente.
X. PROTEZIONI AI SENSI DELLA FML:
A. Prestazioni assicurative:
1. La Contea continua a pagare i premi assicurativi che paga normalmente, se del caso, per il dipendente FML.
2. Il dipendente deve continuare a pagare i premi assicurativi che paga normalmente, se del caso, mentre è in FML.
3. Il lavoratore può decidere di disdire l'assicurazione per eliminare il pagamento dei premi durante il congedo; tuttavia, il dipendente deve informare le Risorse Umane prima di cessare i pagamenti.
4. Se i premi non vengono pagati, le coperture decadono e il dipendente può essere responsabile di eventuali spese mediche sostenute.
B. Mentre sono in FML, i dipendenti continueranno a maturare congedi per malattia e ferie allo stesso tasso di maturazione se sono in stato retribuito per almeno la metà di qualsiasi periodo di paga.
C. I dipendenti riceveranno un congedo festivo per qualsiasi festività osservata dalla contea che si verifica mentre il dipendente è in FML se sono in stato retribuito per almeno la metà di qualsiasi periodo di paga.
D. I dipendenti riceveranno aumenti salariali incondizionati mentre sono in FML.
R. Per i dipendenti che rientrano da FML per le loro gravi condizioni di salute, è necessario presentare un avviso di ritorno al lavoro da parte del fornitore di assistenza sanitaria del dipendente allo specialista del congedo delle risorse umane prima che il dipendente ritorni al lavoro. Inoltre, a un dipendente può essere richiesto di fornire una certificazione di idoneità al servizio prima di tornare al lavoro. Il mancato conferimento di tali documenti può comportare un ritardo nel rientro al lavoro del dipendente.
B. Quando un dipendente rientra da FML, deve essere riportato allo stesso lavoro oa un lavoro equivalente.
C. Se un dipendente ha esaurito il FML disponibile e non è in grado di tornare al lavoro, deve richiedere l'approvazione di un congedo aggiuntivo al decisore o al suo delegato (riferimento 2).
D. I "dipendenti chiave" non possono essere reintegrati nella loro posizione se ciò provocherebbe un grave e grave danno economico alla Contea.
1. Un "impiegato chiave" è tra il dieci percento più pagato di tutti i dipendenti impiegati dalla contea di Larimer. Se il dipendente è considerato un "dipendente chiave" della Contea, questo sarà indicato nel modulo Avviso di idoneità e diritti e doveri FML (allegato 1).
2. Il ripristino dei “dipendenti chiave” sarà valutato caso per caso dalle Risorse Umane.
Le informazioni mediche FML sono riservate e archiviate separatamente dalle altre informazioni personali.
XIII. APPLICAZIONE DELLA FMLA:
R. L'FMLA rende illegale per la contea di Larimer:
1. Interferire, limitare o negare l'esercizio di qualsiasi diritto previsto dal FMLA.
2. Licenziare o discriminare qualsiasi persona per essersi opposta a qualsiasi pratica resa illegale dalla FMLA o per il coinvolgimento in qualsiasi procedimento ai sensi o relativo alla FMLA.
B. Un dipendente può presentare un reclamo al Dipartimento del lavoro degli Stati Uniti o intentare una causa privata contro Larimer County.
C. L'FMLA non pregiudica alcuna legge federale o statale che proibisca la discriminazione, né sostituisce alcuna legge statale o locale o accordo di contrattazione collettiva che prevede maggiori diritti di congedo familiare o medico.
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Kristin Stephens
Presidente, consiglio dei commissari della contea
(Approvato da BOCC – Consent Agenda – 06/11/2024)
(Firma su originale depositato in Records Management)
Distribuzione:
Tutto il dipartimento della contea e i funzionari eletti
Manuale SOP per la gestione dei record (originale)
CK/jw
DATA: 11 Giugno 2024
PERIODO DI EFFICACIA: Fino alla sostituzione
PROGRAMMA DI REVISIONE: Ogni due anni a giugno, o secondo necessità
CANCELLAZIONE: Congedo familiare e medico; 7 febbraio 2023
ALLEGATI:
BIBLIOGRAFIA:
1. Legge sul congedo familiare e medico
2. Politica e procedura per le risorse umane 331.6, Benefici
3. Manuale delle politiche di governo; 3.2 – Trattamento del Personale
4. Legge sull'assistenza familiare del Colorado (CO HB 13-1222)
