HR

SCOPO:   Questa politica e procedura ha lo scopo di aiutare la contea di Larimer a conformarsi al Family and Medical Leave Act (riferimento A)

SCOPE:   Questa politica e procedura si applica a tutti i dipendenti (riferimento C) della contea di Larimer e ai dipendenti dell'ufficio del procuratore distrettuale, ottavo distretto giudiziario, ad eccezione dei funzionari eletti.

RESPONSABILITÀ:   Il Direttore Risorse Umane amministra questa Politica. 

REQUISITI SPECIFICI:   Nessuna

SEZIONE REVISIONE (Modifiche significative rispetto alla politica precedente):

  • Sezione III, C, 3
  • Sezione VII, A
  • Sezione VIII
  • Sezione IX, B
  • Sezione X, B e C (aggiornato il 9/30/2021)
  • Sezione XI

 

POLITICA E PROCEDURA:

I. POLITICA GENERALE:

La contea fornisce congedi familiari e per malattia (FML) ai dipendenti che soddisfano i requisiti legali di ammissibilità ai sensi dello statuto e dei regolamenti federali (riferimento A), con le eccezioni indicate di seguito. Le disposizioni generali relative all'uso di FML sono stabilite in questa politica e procedura. I responsabili delle decisioni e i loro designati si consulteranno con le risorse umane, in quanto vi sono numerose normative che possono affrontare situazioni uniche non specificatamente trattate in questa politica.

II. AMMISSIBILITÀ (allegato 7): Per essere ammessi alla FML, i dipendenti della Contea devono:

A. Sono stati impiegati presso la Contea per 12 mesi o più (non necessariamente mesi consecutivi); E

B. Aver lavorato almeno 1,250 ore (compresi gli straordinari ma esclusi i permessi retribuiti) nei 12 mesi immediatamente precedenti il ​​primo giorno del congedo proposto; E

C. Avere un motivo qualificante FMLA per il congedo come definito di seguito.

III. IL CONGEDO FAMILIARE E MEDICO VIENE UTILIZZATO PER LE SEGUENTI FINALITÀ:

A. Congedo medico:

1. "gravi condizioni di salute" del dipendente;

B. Congedo familiare (riferimento D):

1. "gravi condizioni di salute" del coniuge o genitore del dipendente;

2. Una "gravi condizioni di salute" del figlio del dipendente di età inferiore ai 18 anni, o superiore se il figlio è disabile come definito dalla FMLA (riferimento A);

3. Assistenza dei genitori alla nascita del figlio;

4. Cura del bambino da parte dei genitori dopo la nascita o legame (entro un anno dalla nascita); e

5. Affidamento di un figlio presso il dipendente per adozione o affido (entro un anno dall'affidamento).

C. Esigenza militare qualificante e congedi per badante militare:

1. I dipendenti idonei possono avere diritto a FML per qualsiasi "esigenza qualificante" derivante dal fatto che il coniuge, il figlio, la figlia o il genitore di un dipendente è in servizio attivo coperto o è stato informato di un'imminente chiamata al servizio attivo nelle Forze Armate come definito dalla FMLA (riferimento A). La durata di tale congedo è limitata a 12 settimane nel periodo di 12 mesi selezionato nella politica FML della contea. Una "esigenza qualificante" può includere:

un. implementazioni con breve preavviso;
b. eventi militari e attività connesse;
c. attività di assistenza all'infanzia e scolastiche;
d. disposizioni finanziarie e legali;
e. Consulenza;
f. riposo e recupero; e
g. attività post-distribuzione.

2. I dipendenti idonei che sono il coniuge, il figlio, la figlia, il genitore o il parente prossimo di un membro del servizio coperto possono avere diritto a FML per prendersi cura del membro del servizio coperto. Un membro del servizio coperto è un membro attuale delle forze armate, incluso un membro della Guardia Nazionale o delle Riserve, che è sottoposto a cure mediche, convalescenza o terapia, è altrimenti in stato ambulatoriale o è altrimenti nell'elenco dei pensionati per invalidità temporanea, per grave infortunio o malattia. Per un membro del servizio in corso, un grave infortunio o malattia è quello subito da un membro del servizio in servizio attivo che può rendere il membro del servizio dal punto di vista medico non idoneo a svolgere le funzioni del proprio ufficio, grado, grado o grado . Un infortunio o malattia grave include anche infortuni o malattie che esistevano prima del servizio attivo del membro del servizio e che sono stati aggravati dal servizio in linea di servizio in servizio attivo. Tale infortunio o malattia deve rendere il membro del servizio non idoneo dal punto di vista medico a svolgere le funzioni dell'ufficio, grado, grado o grado del membro. La durata di tale congedo, se combinata con altri congedi qualificanti FML, è limitata a 26 settimane nel periodo di 12 mesi misurato a partire dalla data del congedo.

3. I dipendenti idonei, che sono il coniuge, il figlio, la figlia, il genitore o il parente prossimo di un veterano coperto, possono avere diritto a FML per prendersi cura di un veterano coperto. Un veterano coperto è un veterano dimesso in condizioni diverse da quelle disonorevoli entro il periodo di cinque anni prima che il dipendente prenda il primo congedo per prendersi cura di quel veterano che è sottoposto a cure mediche, recupero o terapia per un grave infortunio o malattia.  

Per un veterano, un grave infortunio o malattia è quello che è stato sostenuto dal veterano durante la linea di servizio in servizio attivo nelle forze armate o che esisteva prima del servizio attivo del veterano ed è stato aggravato dal servizio nella linea di servizio in servizio attivo .

La durata di tale congedo, se combinato con altri congedi medici familiari qualificanti, è limitata a 26 settimane nel periodo di 12 mesi selezionato nella politica FML della contea.

IV. DEFINIZIONE DI "GRAVI CONDIZIONI DI SALUTE":

A. Una condizione di salute grave è una malattia, un infortunio, una menomazione o una condizione fisica o mentale che comporta un pernottamento in una struttura di assistenza medica o il proseguimento del trattamento da parte di un operatore sanitario per una condizione che impedisce al dipendente di svolgere il lavoro funzioni del lavoro del dipendente, o impedisce a un familiare qualificato di partecipare a scuola o ad altre attività quotidiane.

B. Un grave infortunio o malattia come precedentemente definito in congedo per badante militare e/o veterano.

V. ESCLUSIONI DALLA DEFINIZIONE DI GRAVI CONDIZIONI DI SALUTE:

A. Trattamenti volontari o cosmetici che non sono necessari dal punto di vista medico, a meno che non sia necessario un ricovero ospedaliero.

B. Esami fisici preventivi di routine.

VI. DEFINIZIONE DI CURA CONTINUA DA PARTE DI UN FORNITORE DI ASSISTENZA SANITARIA:

A. A determinate condizioni, l'obbligo di continuare il trattamento può essere soddisfatto da un periodo di inabilità superiore a tre giorni di calendario interi consecutivi combinato con almeno due visite a un operatore sanitario o una visita e un regime di continuazione del trattamento o incapacità a causa di gravidanza o incapacità a causa di una condizione cronica. Altre condizioni possono soddisfare la definizione di trattamento continuato.

VII. CERTIFICAZIONE:

R. Un dipendente deve fornire informazioni sufficienti per supportare la necessità di qualsiasi FML, che può includere un modulo di certificazione compilato. Fare riferimento all'allegato 8 per i processi e le procedure FML.

B. Per il congedo medico, l'operatore sanitario del dipendente sarà tenuto a certificare la necessità medica del congedo per il dipendente o la necessità di congedo per prendersi cura di un familiare e/o la necessità di congedo intermittente o orario di lavoro ridotto. Per altri FML, il dipendente sarà tenuto a presentare la documentazione appropriata per stabilire la necessità di FML, come i Moduli di Certificazione sopra identificati (allegati 2, 3, 4, 5 e 6).

C. Le Risorse Umane possono contattare l'operatore sanitario del dipendente per chiarimenti o l'autenticazione delle informazioni mediche, se necessario. Un secondo parere medico può essere richiesto a spese della Contea. Può essere richiesta anche la documentazione attestante il rapporto di parentela, l'adozione o l'affidamento.

D. Se il bisogno del dipendente di FML dura oltre un singolo anno di congedo, la Contea richiederà al dipendente di fornire una nuova certificazione medica in ogni nuovo anno di congedo FML.

VIII. UTILIZZO OBBLIGATORIO DI FML E COORDINAMENTO CON ALTRE POLITICHE DI CONGEDO:

A. Uso obbligatorio di FML: Tutti i dipendenti che sono assenti dal lavoro per qualsiasi motivo devono richiedere un'adeguata forma di congedo. Un dipendente deve fornire informazioni sufficienti al proprio diretto superiore in modo che il supervisore possa determinare la forma appropriata di congedo. Se il congedo richiesto è qualificante FML, il congedo del dipendente deve essere designato come FML, oltre ad altri congedi applicabili come congedo per malattia, congedo per ferie, congedo per ferie o congedo per malattia senza retribuzione (SLWOP) (riferimento B). Fare riferimento all'allegato 8 per i processi e le procedure FML.

B. Utilizzo delle ferie retribuite maturate:

1. I dipendenti possono scegliere di utilizzare il congedo maturato mentre sono in FML. Devono prima utilizzare il congedo per malattia fino a quando non è stato esaurito. Esaurito il congedo per malattia, il dipendente può avvalersi, a sua scelta, di altre forme idonee di congedo retribuito. Le richieste di utilizzo del congedo per ferie per un'assenza medica quando il congedo per malattia del dipendente non è stato esaurito, devono essere esaminate e supportate per iscritto dal Direttore delle Risorse Umane o da un suo delegato. Se il dipendente sceglie di prendere FML non retribuito, deve utilizzare abbastanza ferie maturate in ogni periodo di paga per coprire il costo di eventuali iscrizioni a benefici, pignoramenti o altre detrazioni appropriate. I dipendenti non sono tenuti a esaurire il congedo maturato prima di utilizzare il congedo per malattia senza retribuzione (SLWOP).

2. Un decisore può rinunciare alla sezione precedente riguardante l'uso volontario del congedo retribuito. Per rinunciare, un decisore deve adottare una politica interna che affronti i motivi dell'uso obbligatorio del congedo retribuito maturato e il modo in cui verrà utilizzata la politica interna. Un decisore deve consultarsi con il direttore delle risorse umane, o designato, come parte di questo processo di sviluppo della politica interna.

C. Se un dipendente sceglie di non utilizzare il congedo retribuito mentre è in FML o ha esaurito il saldo del congedo retribuito prima della fine del congedo, il congedo sarà contrassegnato come congedo per malattia senza retribuzione (SLWOP) sulla sua scheda attività.

IX. IMPORTO DI PERMESSO DISPONIBILE:

R. I dipendenti idonei hanno diritto a prendere fino a 12 settimane lavorative di FML entro un periodo di 12 mesi, a seconda del motivo del congedo. I dipendenti che richiedono un congedo durante un singolo periodo di 12 mesi per prendersi cura di un militare coperto con un grave infortunio o malattia hanno diritto a prendere fino a 26 settimane lavorative di FML (congedo per caregiver militare).

Viene utilizzato un ciclo continuo di 12 mesi misurato all'indietro per determinare la quantità di FML disponibile per un dipendente.

B. I dipendenti sposati entrambi assunti dalla Contea che prendono un congedo per la nascita di un figlio, l'affidamento di un figlio per adozione o per l'affidamento o per prendersi cura del genitore di un dipendente con una grave condizione di salute sono limitati per la FMLA a un totale combinato di 12 settimane di ferie. Se uno o entrambi i dipendenti hanno bisogno di prendere un congedo aggiuntivo per le proprie gravi condizioni di salute o per prendersi cura del coniuge o del figlio, possono prendere un congedo aggiuntivo ai sensi della FMLA, a condizione che abbiano un saldo FML residuo.

C. I dipendenti possono prendere congedo in un periodo di tempo o in modo intermittente come documentato nella certificazione medica.

X. PROTEZIONI AI SENSI DELLA FML:

A. Prestazioni assicurative:

1. La Contea continua a pagare i premi assicurativi che paga normalmente, se del caso, per il dipendente FML.

2. Il dipendente deve continuare a pagare i premi assicurativi che paga normalmente, se del caso, mentre è in FML.

3. Il lavoratore può decidere di disdire l'assicurazione per eliminare il pagamento dei premi durante il congedo; tuttavia, il dipendente deve informare le Risorse Umane prima di cessare i pagamenti.

4. Se i premi non vengono pagati, le coperture decadono e il dipendente può essere responsabile di eventuali spese mediche sostenute.

B. Mentre sono in FML, i dipendenti continueranno a maturare congedi per malattia e ferie allo stesso tasso di maturazione se sono in stato retribuito per almeno la metà di qualsiasi periodo di paga.

C. I dipendenti riceveranno un congedo festivo per qualsiasi festività osservata dalla contea che si verifica mentre il dipendente è in FML se sono in stato retribuito per almeno la metà di qualsiasi periodo di paga.

D. I dipendenti riceveranno aumenti salariali incondizionati mentre sono in FML.

XI. RITORNO AL LAVORO:

R. Per i dipendenti che rientrano da FML per le loro gravi condizioni di salute, è necessario presentare un avviso di ritorno al lavoro da parte del fornitore di assistenza sanitaria del dipendente allo specialista del congedo delle risorse umane prima che il dipendente ritorni al lavoro. Inoltre, a un dipendente può essere richiesto di fornire una certificazione di idoneità al servizio prima di tornare al lavoro. Il mancato conferimento di tali documenti può comportare un ritardo nel rientro al lavoro del dipendente.

B. Quando un dipendente rientra da FML, deve essere riportato allo stesso lavoro oa un lavoro equivalente.

C. Se un dipendente ha esaurito il proprio FML disponibile e non è in grado di tornare al lavoro, il dipendente deve richiedere l'approvazione del congedo aggiuntivo al decisore o al suo designato (riferimento B).

D. I "dipendenti chiave" non possono essere reintegrati nella loro posizione se ciò provocherebbe un grave e grave danno economico alla Contea.

1. Un "impiegato chiave" è tra il dieci percento più pagato di tutti i dipendenti impiegati dalla contea di Larimer. Se il dipendente è considerato un "dipendente chiave" della Contea, questo sarà indicato nel modulo Avviso di idoneità e diritti e doveri FML (allegato 1).

2. Il ripristino dei “dipendenti chiave” sarà valutato caso per caso dalle Risorse Umane.

XII. CARTELLE MEDICHE FML:

  Le informazioni mediche FML sono riservate e archiviate separatamente dalle altre informazioni personali.

XIII. APPLICAZIONE DELLA FMLA:

R. L'FMLA rende illegale per la contea di Larimer:

1. Interferire, limitare o negare l'esercizio di qualsiasi diritto previsto dal FMLA.

2. Licenziare o discriminare qualsiasi persona per essersi opposta a qualsiasi pratica resa illegale dalla FMLA o per il coinvolgimento in qualsiasi procedimento ai sensi o relativo alla FMLA.

B. Un dipendente può presentare un reclamo al Dipartimento del lavoro degli Stati Uniti o intentare una causa privata contro Larimer County.

C. L'FMLA non pregiudica alcuna legge federale o statale che proibisca la discriminazione, né sostituisce alcuna legge statale o locale o accordo di contrattazione collettiva che prevede maggiori diritti di congedo familiare o medico.

 

 

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Jody Shadduck-McNally
Presidente, consiglio dei commissari della contea
(Approvato da BOCC – Consent Agenda – 02/07/2023)
(Firma su originale depositato in Records Management)

 

Distribuzione:
Tutto il dipartimento della contea e i funzionari eletti
Manuale SOP per la gestione dei record (originale)

 

CK/vl

 

DATA:  7 Febbraio 2023

PERIODO DI EFFICACIA: Fino alla sostituzione

PROGRAMMA DI REVISIONE: Ogni tre anni a gennaio o secondo necessità

CANCELLAZIONE:  Politica e procedura per le risorse umane 331.6.24I; 26 ottobre 2021

ALLEGATI:

  1. Panoramica FMLA
  2. Diagramma di flusso FML

BIBLIOGRAFIA:

A.  Legge sul congedo familiare e medico
B.  Politica e procedura per le risorse umane 331.6, Benefici
C. Manuale delle politiche di governo; 3.2 – Trattamento del Personale
D.  Legge sull'assistenza familiare del Colorado (CO HB 13-1222)

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