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SCOPO: La presente Politica ha lo scopo di fornire i mezzi per affrontare e risolvere i problemi derivanti dalle prestazioni o dal comportamento dei dipendenti.
SCOPE: La presente politica si applica a tutti gli uffici, dipartimenti, dipendenti e volontari (riferimento 3) della contea di Larimer e ai dipendenti dell'ufficio del procuratore distrettuale, ottavo distretto giudiziario, ad eccezione dei dipendenti dell'ufficio dello sceriffo della contea di Larimer e dei dipendenti supplenti dell'ufficio del medico legale della contea di Larimer.
RESPONSABILITÀ: Il Direttore Risorse Umane amministra questa Politica.
REQUISITI SPECIFICI: Nona
SEZIONE REVISIONE (Modifiche significative rispetto alla politica precedente):
- Riferimento 5; Documento sulle sanzioni per violazione HIPAA
- Sezione V. A e B
POLITICA:
A. La presente Politica e Procedura fornisce gli strumenti per affrontare e risolvere i problemi derivanti dalle prestazioni o dalla condotta dei dipendenti. I processi e le azioni disciplinari (azioni correttive, azioni avverse) non sono progressivi e possono essere implementati in base all'impatto percepito sull'unità aziendale e possono includere considerazioni quali l'entità, la gravità, la natura, la frequenza, il rischio, l'effetto o la percezione pubblica del problema relativo alle prestazioni o alla condotta.
A. Un decisore è un funzionario eletto, un responsabile della contea, un vice responsabile della contea, un direttore dell'area di servizio o un capo dipartimento della contea di Larimer, come identificato nell'organigramma della contea vigente. Un decisore può delegare l'autorità di adottare misure avverse a un altro dipendente, previa approvazione del direttore delle risorse umane o di un suo delegato.
A. Dipendenti temporanei: i dipendenti con posizioni temporanee rimangono impiegati a loro piacimento, previo consenso reciproco tra il dipendente e la Contea. Sia il dipendente che la Contea possono porre fine al rapporto di lavoro a loro piacimento, con o senza giusta causa, in qualsiasi momento e senza dover seguire alcuna procedura formale di risoluzione dei problemi, azione correttiva o azione avversa. I dipartimenti o gli uffici devono consultare un responsabile delle risorse umane prima della cessazione del rapporto.
B. Dipendenti a tempo determinato e determinato (riferimento 2):
1. Periodo di prova: i dipendenti svolgono un periodo di prova in conformità con la politica della Contea (riferimento 1). Durante il periodo di prova, i dipendenti rimangono impiegati a loro piacimento, con il consenso reciproco del dipendente e della Contea. Sia il dipendente che la Contea possono porre fine al rapporto di lavoro, con o senza giusta causa, in qualsiasi momento e senza dover seguire alcuna procedura di risoluzione dei problemi, azione correttiva, azione avversa o reclamo. La Contea può prorogare unilateralmente il periodo di prova di un dipendente. Se il periodo di prova viene prorogato, il dipendente rimane in stato di prova fino alla data specificata per iscritto dal decisore.
2. Post-prova: Una volta completato il periodo di prova, il dipendente non è più impiegato a suo piacimento e la Contea non può porre fine al rapporto di lavoro senza giusta causa.
C. Funzionari Nominati: i dipendenti che ricoprono posizioni Nominati, come indicato nella politica della Contea, rimangono impiegati a loro piacimento, previo consenso reciproco tra il dipendente e la Contea (riferimenti 1 e 4). Sia il Funzionario Nominato che la Contea possono porre fine al rapporto di lavoro, con o senza giusta causa, in qualsiasi momento e senza dover seguire alcuna procedura formale di risoluzione dei problemi, azione correttiva o azione avversa.
D. Funzionari eletti: i funzionari eletti vengono eletti dagli elettori della contea di Larimer e non sono soggetti a questa politica.
A. I supervisori sono responsabili della gestione delle prestazioni e della condotta dei propri dipendenti. In caso di problemi di prestazioni o condotta, i supervisori devono intervenire per risolvere la situazione. I seguenti processi possono essere utilizzati per gestire le prestazioni o la condotta, senza un ordine particolare:
1. Le Azioni Correttive vengono emesse per aiutare i dipendenti a correggere le prestazioni lavorative e a migliorare la condotta non coerente con le aspettative e gli standard stabiliti dalla Contea di Larimer. Le Azioni Correttive non comportano la perdita o la riduzione della retribuzione o del livello del dipendente. La natura, la necessità e il numero delle Azioni Correttive possono essere considerati fattori determinanti nell'imposizione di un'Azione Avversa.
2. Le azioni avverse includono la sospensione senza retribuzione, la retrocessione involontaria o il licenziamento. Un'azione avversa può essere istituita in base alla frequenza o alla gravità della situazione.
B. I dipendenti possono avviare i seguenti processi:
1. Il processo di Problem Solving offre un meccanismo informale e formale per discutere domande, dubbi o obiezioni. Il processo informale è disponibile per tutti i dipendenti; quello formale è disponibile per i dipendenti a tempo determinato e non in prova.
2. reclamo fornisce un processo per esaminare un'azione avversa.
V. BASE PER AZIONI CORRETTIVE O AVVERSE:
A. I dipendenti possono essere soggetti ad azioni correttive o avverse per le prestazioni o la condotta, tra cui, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, quelle elencate di seguito.
1. Esecuzione insoddisfacente delle mansioni lavorative;
2. Condotta deliberata o negligente che metta a repentaglio la sicurezza o il benessere dei dipendenti o del pubblico;
3. Danni o sprechi negligenti o intenzionali di proprietà o risorse della contea;
4. Rifiuto o mancata osservanza di politiche, procedure, istruzioni, direttive, regolamenti o leggi;
5. Condotta inappropriata nei confronti di altri, inclusa la condotta durante le ore non lavorative che incide sulle operazioni della contea;
6. Possesso (diverso dal possesso richiesto nello svolgimento delle mansioni lavorative), consumo, ammissione di essere sotto l'effetto di alcol o sostanze controllate, o risultato positivo al test per l'alcol o sostanze controllate, o uso improprio di farmaci prescritti, durante lo svolgimento delle mansioni lavorative;
7. Uso improprio del congedo, assenza ingiustificata, assenza non segnalata, ritardo o assenteismo;
8. Condanna, ammissione o dichiarazione di colpevolezza nolo contendere (nessuna contestazione) a un reato che incide sulle mansioni lavorative del dipendente o è un conflitto di interessi con il lavoro del dipendente;
9. La ragionevole convinzione che un dipendente abbia commesso o sia stato coinvolto in un atto contrario agli interessi della Contea, incluso, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, un atto criminale;
10. Sollecitare o accettare tangenti nel corso del lavoro della contea;
11. Uso improprio di fondi, proprietà o risorse;
12. Uso improprio o divulgazione non autorizzata di informazioni ufficiali o riservate;
13 Violazione o infrazione dell'HIPAA (vedere Riferimento 5);
14.Hvalutazione e/o discriminazione;
15. Falsificazione o falsa dichiarazione che coinvolga o sia correlata ad attività o interessi della contea;
16. Mancato ottenimento o mantenimento di una licenza, certificazione o qualifica richiesta;
B. Una ragionevole convinzione che un dipendente abbia svolto un'attività lecita al di fuori dei locali della Contea durante l'orario non lavorativo, laddove l'attività sia in conflitto di interessi o sembri essere in conflitto di interessi con il lavoro del dipendente o sia correlata a una qualifica in buona fede.
VI. GESTIONE DELLE PRESTAZIONI:
A. I supervisori sono tenuti a gestire le prestazioni dei dipendenti su base continuativa. La gestione delle prestazioni può includere coaching verbale e/o scritto, definizione degli obiettivi, incontri individuali, resoconti di valutazione delle prestazioni o azioni correttive.
B. I supervisori consulteranno un responsabile delle risorse umane prima di emettere una valutazione complessiva delle prestazioni al di sotto degli standard o un'azione correttiva nei confronti di un dipendente.
C. Se un dipendente non è d'accordo con una valutazione delle prestazioni o con un'azione correttiva, può utilizzare il processo di risoluzione dei problemi.
VII. RISOLUZIONE DEI PROBLEMI:
A. Risoluzione informale dei problemi:
1. IoSe un dipendente ha domande, dubbi o obiezioni su una questione lavorativa, deve discuterne con il proprio supervisore. Se necessario, può consultare il Responsabile delle Risorse Umane.
2. Il supervisore ascolterà le preoccupazioni del dipendente e risponderà in modo appropriato. Il supervisore si consulterà con il generalista delle risorse umane secondo necessità.
3. Se questo processo informale non risolve il problema, il dipendente può presentare una richiesta formale di risoluzione dei problemi.
B. Richiesta formale di risoluzione dei problemi:
1. Una richiesta formale di risoluzione dei problemi deve essere presentata per iscritto al decisore o al suo delegato. Non è richiesto alcun modulo specifico.
2. La richiesta formale di risoluzione dei problemi deve:
un. essere identificato come Richiesta formale di risoluzione dei problemi;
b. descrivere specificamente il problema o la preoccupazione; e
c. indicare il rimedio richiesto.
3. La Richiesta Formale di Risoluzione dei Problemi deve essere presentata entro trenta giorni di calendario dall'azione o dalla decisione che ha dato origine alla Richiesta di Risoluzione dei Problemi o dall'insoddisfacente risoluzione del Processo Informale. Le richieste presentate dopo trenta giorni di calendario potranno essere prese in considerazione a discrezione del decisore.
4. Il decisore o il suo delegato consulterà il direttore delle risorse umane o il suo delegato e gli fornirà una copia della richiesta formale di risoluzione dei problemi.
5. Il Responsabile della Decisione o un suo delegato incontrerà il dipendente per discutere la Richiesta Formale di Risoluzione dei Problemi. Tale incontro avrà luogo entro dieci giorni lavorativi dal ricevimento della Richiesta Formale di Risoluzione dei Problemi, salvo proroga approvata dal Direttore delle Risorse Umane o da un suo delegato. Lo scopo di tale incontro è consentire al Responsabile della Decisione o a un suo delegato di raccogliere informazioni dal dipendente in merito alle questioni sollevate nella Richiesta Formale di Risoluzione dei Problemi.
6. Il decisore o il suo delegato fornirà una decisione scritta al dipendente entro dieci giorni lavorativi dalla riunione di richiesta formale di risoluzione dei problemi. Il Direttore delle Risorse Umane o il suo delegato deve approvare la decisione scritta prima che venga comunicata al dipendente. Il decisore o il suo delegato deve incontrare il dipendente per discutere la decisione scritta.
7. La decisione del decisore o del designato sulla richiesta formale di risoluzione dei problemi è definitiva.
A. Tipi di azioni avverse:
1. Sospensione: collocamento temporaneo di un dipendente in uno stato di non retribuzione e di non servizio;
2. Declassamento involontario: il collocamento involontario di un dipendente in un lavoro con un grado e/o una retribuzione inferiori per motivi disciplinari; o
3. Licenziamento: la separazione involontaria di un dipendente dal servizio presso la Contea.
B. Il supervisore che considera l'azione avversa deve preparare un avviso di pre-avversione scritto:
1. Identificazione del dipendente;
2. La performance e/o la condotta che è alla base della possibile Azione Avversa, comprese le date rilevanti, le violazioni delle policy e qualsiasi spiegazione necessaria dell'impatto aziendale; e
3. Ora e luogo dell'incontro obbligatorio tra il decisore, le risorse umane e il dipendente.
C. L'avviso di pre-avversione sarà esaminato dal direttore delle risorse umane o da un designato e dall'ufficio del procuratore della contea prima di essere inviato al dipendente.
D. La notifica preventiva avversa deve essere consegnata al dipendente dal supervisore o da un suo delegato in modo da garantire e stabilire ragionevolmente la ricezione da parte del dipendente.
E. Il decisore o il suo delegato può mettere il dipendente in congedo retribuito durante il processo Pre-Avverso.
F. La riunione preliminare per l'azione avversa rappresenta l'opportunità per il dipendente di rispondere alle questioni presentate nella notifica preliminare. Il Direttore delle Risorse Umane o un suo delegato faciliterà e registrerà la riunione.
G. Se il dipendente deve essere rappresentato da un avvocato a proprie spese, deve darne comunicazione al Direttore delle risorse umane o a un suo delegato entro il termine stabilito nella notifica preventiva di opposizione, in modo che il Procuratore della contea o un suo delegato possa presenziare.
H. Dopo la riunione, il Responsabile della Decisione valuterà tutte le informazioni rilevanti. Entro un termine ragionevole dalla riunione, il Responsabile della Decisione emetterà una Notifica di Decisione scritta in merito all'azione avversa. La Notifica di Decisione scritta sarà esaminata dal Direttore delle Risorse Umane o da un suo delegato e dal Procuratore della Contea o da un suo delegato, e sarà consegnata al dipendente in modo da garantirne ragionevolmente la ricezione. La Notifica di Decisione scritta dovrà contenere quanto segue:
1. Una dichiarazione dei motivi dell'azione, comprese le conclusioni sulla performance e/o la condotta, le date pertinenti, le violazioni delle politiche, qualsiasi spiegazione necessaria dell'impatto aziendale e qualsiasi necessaria determinazione della credibilità;
2. Una dichiarazione dell'azione da intraprendere;
3. La data di entrata in vigore dell'azione;
4. Una dichiarazione che il dipendente ha il diritto di addolorarsi per l'azione avversa, incluso un riferimento specifico alla procedura di reclamo della contea di seguito.
5. Una copia di questa politica.
A. La Procedura di Reclamo è il metodo con cui un dipendente può richiedere la revisione di una decisione avversa presa da un Decision Maker. La revisione della decisione include la valutazione di eventuali errori commessi dal Decision Maker nell'applicazione della politica della Contea, della mancata applicazione di tale politica, della mancata valutazione di prove rilevanti, della valutazione di prove irrilevanti e/o dell'inadeguata motivazione della decisione nella Notifica di Decisione.
B. Il reclamo deve essere presentato per iscritto al Direttore delle Risorse Umane o al suo delegato e al decisore.
1. Il reclamo deve indicare chiaramente:
UN. la base su cui il dipendente si oppone alla decisione di azione avversa per includere:
io. Errore di applicazione della politica o mancata applicazione della politica nel processo di azione avversa o nel processo decisionale.
ii. Prove o informazioni rilevanti che non sono state considerate nel processo decisionale.
iii. Prove o informazioni irrilevanti che sono state prese in considerazione nel processo decisionale.
iv. L'avviso di decisione non stabilisce adeguatamente la motivazione della decisione.
B. la risoluzione richiesta dal dipendente.
2. Periodo di tempo per il deposito:
UN. Un reclamo deve essere presentato entro sette (7) giorni dal ricevimento della decisione scritta da parte del dipendente. Se il dipendente non presenta il reclamo entro questo periodo di tempo, il reclamo sarà considerato intempestivo e una rinuncia volontaria ai diritti di reclamo del dipendente. La presentazione di un reclamo non ritarderà né influirà in altro modo sulla data di entrata in vigore dell'azione avversa.
b. La presentazione tardiva di un reclamo può essere revocata su decisione del Direttore delle risorse umane o di un suo delegato, qualora vi siano prove di una circostanza imprevista che ha impedito la presentazione tempestiva del reclamo.
3. Procedura:
a. Il Direttore delle Risorse Umane, o il suo delegato, esaminerà il Reclamo e qualsiasi ulteriore informazione a lui accessibile, necessaria per determinare se la decisione sia basata su un errore o non sia supportata da prove. Sia il dipendente che il Responsabile della Decisione, o il suo delegato, sono tenuti a partecipare a questo processo.
b. Il Direttore delle Risorse Umane o un suo delegato emetterà una decisione scritta entro un termine ragionevole. La decisione scritta affronterà le questioni sollevate nel Reclamo, concentrandosi sulle prestazioni e/o sulla condotta affrontate nel processo di Azione Pre-Avversa e Azione Avversa.
- Se la decisione è di invertire o modificare l'azione del decisore, la decisione delineerà tutte le azioni che devono essere intraprese per risolvere il reclamo.
- In nessun caso il Direttore Risorse Umane, o suo delegato, può imporre un atto più severo di quello del Deliberatore.
- Se la decisione è quella di confermare l'azione del decisore, la decisione scritta deve informare il dipendente che la decisione è definitiva.
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Kristin Stephens
Presidente, consiglio dei commissari della contea
(Approvato da BOCC – Consent Agenda – 12/23/2025)
(Firma su originale depositato in Records Management)
Distribuzione:
Tutti i dipartimenti della contea e i funzionari eletti
Manuale SOP per la gestione dei record (originale)
CK/vhd
DATA: 23 dicembre 2025
PERIODO DI EFFICACIA: Fino alla sostituzione
CALENDARIO DI REVISIONE: Ogni anno a dicembre o secondo necessità
ANNULLAMENTO: Politica e procedura delle risorse umane Azioni correttive e avverse; Procedura di reclamo; e Processo di risoluzione dei problemi; 24 settembre 2024
ALLEGATO/I: Nessuno
RIFERIMENTI):
1. Politica e procedura delle risorse umane, 331.4, Condizioni di Impiego
2. Politica e procedura delle risorse umane, 331.2, Reclutamento, candidature e assunzioni, Sezione VII, Dipendente a tempo determinato
3. Manuale di politica di governo: Politica 3.2 - Trattamento del personale
4. Funzionari nominati, Appendice A
5. Documento sulle sanzioni per violazione dell'HIPAA
