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SCOPO:   La presente Politica ha lo scopo di fornire i mezzi per affrontare e risolvere i problemi derivanti dalle prestazioni o dal comportamento dei dipendenti.

SCOPE:   La presente Politica e Procedura si applica a tutti i dipendenti (riferimento C) della Contea di Larimer e ai dipendenti dell'Ufficio del Procuratore Distrettuale, Ottavo Distretto Giudiziario, ad eccezione dei dipendenti dell'Ufficio dello Sceriffo della Contea di Larimer.

RESPONSABILITÀ:   Il Direttore Risorse Umane amministra questa Politica.

REQUISITI SPECIFICI:  Nessuna

SEZIONE REVISIONE (Modifiche significative rispetto alla politica precedente):

  • Sezione IV.A (aggiunta)
  • Sezione IV.B (rimossa)
  • Sezione IV.D (rimossa)
  • Sezione VI.C (rimossa)

 

POLITICA E PROCEDURA:

I. POLITICA GENERALE:

Questa politica e procedura fornisce i mezzi per affrontare e risolvere i problemi derivanti dalle prestazioni o dal comportamento dei dipendenti. I processi e le azioni disciplinari (azioni correttive, azioni avverse) non sono progressivi e possono essere implementati in base all'impatto percepito sull'unità aziendale e possono includere considerazioni quali la portata, la gravità, la natura, la frequenza, il rischio, l'effetto, o la percezione pubblica della prestazione o preoccupazione di comportamento.

II. TERMINI:

Decision Maker: come utilizzato in questa politica e procedura, "Decision Maker" si riferisce a un funzionario eletto, direttore di area di servizio o capo dipartimento che prende la decisione finale su un'azione avversa.

III. STATO DEL DIPENDENTE:

A. Dipendenti a tempo determinato: i dipendenti con posizioni a tempo determinato rimangono assunti con il mutuo consenso del dipendente e della Contea. Sia il dipendente che la Contea possono terminare il rapporto di lavoro a loro piacimento, con o senza causa, in qualsiasi momento e senza seguire alcun processo di risoluzione dei problemi, miglioramento delle prestazioni o azione avversa. I dipartimenti o gli uffici devono consultare un generalista delle risorse umane prima della separazione.

B. Dipendenti a tempo determinato e a tempo determinato (riferimento B):

1. Periodo di prova: i dipendenti effettuano un periodo di prova in conformità con la politica della contea (riferimento A). Durante il periodo di prova, i dipendenti rimangono assunti di comune accordo tra il dipendente e la Contea. Sia il dipendente che la Contea possono terminare il rapporto di lavoro a piacimento, con o senza causa in qualsiasi momento e senza seguire alcun processo di risoluzione dei problemi, miglioramento delle prestazioni, azione avversa o reclamo. La Contea può prorogare unilateralmente il periodo di prova di un dipendente. In caso di proroga del periodo di prova, il dipendente rimane in stato di prova fino alla data indicata per iscritto dal Deliberante.

2. Post-prova: una volta che un dipendente ha completato con successo il periodo di prova, la Contea non può porre fine al rapporto di lavoro senza giusta causa.

C. Funzionari nominati: i dipendenti in posizioni nominate come individuate nella politica della Contea rimangono assunti con il mutuo consenso del dipendente e della Contea (riferimenti A e D). Sia il funzionario designato che la contea possono interrompere il rapporto di lavoro a volontà, con o senza motivo in qualsiasi momento e senza seguire alcun processo di risoluzione dei problemi, miglioramento delle prestazioni o azione avversa.

D. Funzionari eletti: i funzionari eletti sono eletti dai cittadini della contea di Larimer e non sono soggetti a questa politica.

IV.    PROCESSI:

I supervisori sono responsabili della gestione delle prestazioni e della condotta dei propri dipendenti. Quando esistono problemi di prestazione o di condotta, le autorità di vigilanza dovrebbero agire immediatamente per affrontare la situazione. I seguenti processi possono essere utilizzati per indirizzare le prestazioni o la condotta.

R. Le valutazioni delle prestazioni vengono utilizzate per identificare e discutere le prestazioni, comprese le valutazioni che corrispondono alle prestazioni attuali. Le valutazioni delle prestazioni vengono completate alla fine del periodo di prova e su base annuale.

B. Vengono intraprese azioni correttive per aiutare i dipendenti a correggere le prestazioni lavorative e a migliorare la condotta che non è coerente con le aspettative e gli standard stabiliti dalla Contea di Larimer. Le Azioni Correttive non comportano la perdita o la riduzione della retribuzione o del grado da parte del dipendente. La natura, la necessità e il numero delle Azioni Correttive possono essere considerati un fattore nell'imposizione di un'Azione Avversa.

C. Le azioni avverse sono azioni serie per prestazioni lavorative o comportamenti incoerenti con le aspettative e gli standard stabiliti dalla Contea di Larimer. Le azioni avverse includono la sospensione senza retribuzione, la retrocessione involontaria o il licenziamento. Le azioni avverse non devono essere seguite in progressione. Un'azione avversa può essere istituita in base alla frequenza o alla gravità della situazione.

V.    BASE PER AZIONI CORRETTIVE O AVVERSE:

La contea di Larimer si aspetta che tutti i dipendenti si comportino in un modo che si rifletta favorevolmente sul servizio della contea. I dipendenti possono essere soggetti a un'azione correttiva o avversa per prestazioni o cattiva condotta, incluse, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, quelle elencate di seguito.

A. Insoddisfacente svolgimento delle mansioni lavorative;

B. Condotta deliberata o imprudente che mette in pericolo la sicurezza o il benessere dei dipendenti o del pubblico;

C. Danno negligente o intenzionale o spreco di proprietà o risorse della Contea;

D. Rifiuto o mancato rispetto della politica o procedura della contea o del dipartimento/ufficio;

E. Rifiuto o mancato rispetto di un'istruzione legale, regolamento o legge;

F. Condotta inappropriata nei confronti dei dipendenti della Contea, del pubblico o di altri che intrattengono rapporti commerciali con la Contea, inclusa la condotta durante le ore non lavorative che influisca sulle operazioni della Contea;

G. Possesso (diverso dal possesso richiesto nello svolgimento delle mansioni lavorative), consumo, ammissione di essere sotto l'influenza di alcol o sostanze controllate, o test positivo per alcol o sostanze controllate, o uso improprio di farmaci prescritti, mentre si è in stato del lavoro;

H. Uso improprio del congedo, assenza ingiustificata, assenza non dichiarata, ritardo o assenteismo;

I. Condanna per, ammissione o presentazione di una dichiarazione di nolo contendere (nessuna contestazione) a un reato che incide sulle mansioni lavorative del dipendente o è un conflitto di interessi con il lavoro del dipendente;

J. Una ragionevole convinzione che un dipendente abbia commesso o intrapreso un atto contrario agli interessi della Contea, incluso, ma non limitato a, un atto criminale;

K. Sollecitare o accettare tangenti nel corso del lavoro della Contea;

L. Uso improprio di fondi o proprietà della contea;

M. Uso improprio o divulgazione non autorizzata di informazioni ufficiali o riservate;

N. Mobbing, molestia e/o discriminazione;

O. Falsificazione o travisamento che coinvolga o sia correlata ad affari o interessi della Contea;

P. Mancato ottenimento o mantenimento di una licenza, certificazione o qualifica richiesta;

D. Una ragionevole convinzione che un dipendente abbia svolto un'attività legale al di fuori dei locali della Contea durante le ore non lavorative in cui l'attività è un conflitto di interessi o sembra essere un conflitto di interessi con il lavoro del dipendente o si riferisce a una qualifica in buona fede .

VI. ASPETTATIVE DI PRESTAZIONE (azioni correttive):

A. L'impostazione delle aspettative di prestazione è un approccio intenzionale volto ad aiutare un dipendente a migliorare le proprie prestazioni o la propria condotta. ​​​​​​Ciò può includere un verbale e/o scritto coaching, narrativa sulla valutazione delle prestazioni e/o azioni correttive.

B. I supervisori si consulteranno con un generalista delle risorse umane prima di emettere una valutazione delle prestazioni al di sotto delle aspettative o un'azione correttiva a un dipendente.

VII.     RISOLUZIONE DEI PROBLEMI:

A. Risoluzione informale dei problemi:

1. Se un dipendente ha domande, dubbi o obiezioni su una questione relativa al lavoro, il dipendente è incoraggiato a discuterne tempestivamente con il proprio diretto superiore. Il dipendente può consultare il Generalista delle Risorse Umane, se necessario.

2. Il supervisore ascolterà le preoccupazioni del dipendente e risponderà in modo appropriato. Il supervisore si consulterà con il generalista delle risorse umane secondo necessità.

3. Se questo processo informale non risolve il problema, il dipendente ha il diritto di presentare una richiesta formale di risoluzione dei problemi.

B. Richiesta formale di risoluzione dei problemi:

1. Una richiesta formale di risoluzione dei problemi sarà presentata per iscritto al decisore o al suo designato. Non è richiesto alcun modulo specifico.

2. La richiesta formale di risoluzione dei problemi deve:

un. essere identificato come Richiesta formale di risoluzione dei problemi;
b. identificare il dipendente richiedente;
c. descrivere specificamente il problema o la preoccupazione; e
d. precisare il rimedio richiesto.

3. La Richiesta Formale di Risoluzione dei Problemi deve essere presentata entro trenta giorni di calendario dall'azione o dalla decisione che ha dato origine alla Richiesta di Risoluzione dei Problemi o dall'insoddisfacente risoluzione del Processo Informale.

4. Il decisore o designato consulterà e fornirà una copia della richiesta formale di risoluzione dei problemi al direttore delle risorse umane o designato.

5. Il decisore o il delegato incontreranno il dipendente per discutere la richiesta formale di risoluzione dei problemi. Questa riunione avrà luogo entro dieci giorni lavorativi dal ricevimento della richiesta formale di risoluzione dei problemi, a meno che una proroga non sia approvata dal direttore delle risorse umane o da un suo delegato. Lo scopo di questa riunione è che il decisore o il delegato ascolti e raccolga informazioni dal dipendente in merito alle questioni sollevate nella richiesta formale di risoluzione dei problemi.

6. Il decisore o il delegato fornirà una decisione scritta al dipendente entro dieci giorni lavorativi dalla riunione formale per la risoluzione dei problemi. Il direttore delle risorse umane o un suo delegato deve approvare la decisione scritta prima che venga fornita al dipendente. Il decisore o il delegato deve incontrarsi con il dipendente per discutere la decisione scritta.

7. La decisione del decisore o del designato sulla richiesta formale di risoluzione dei problemi è definitiva.

VIII. AZIONI AVVERSE:

A. Tipi di azioni avverse:

1. sospensione: l'affidamento temporaneo di un dipendente in condizione di non retribuzione e di inattività;

2. demansionamento involontario: l'involontario collocamento di un dipendente in un posto di grado e/o di retribuzione inferiore per motivi disciplinari; O

3. licenziamento: l'allontanamento involontario di un dipendente dal servizio provinciale.

B. Il supervisore che considera l'azione avversa deve preparare un avviso di pre-avversione scritto:

1. identificare il dipendente;

2. le prestazioni o la condotta che è alla base della possibile azione avversa, comprese le date pertinenti, le violazioni delle politiche e qualsiasi spiegazione necessaria dell'impatto aziendale; E

3. l'ora e il luogo dell'incontro obbligatorio tra il Deliberatore, le Risorse Umane e il dipendente.

C. L'avviso di pre-avversione sarà esaminato dal direttore delle risorse umane o da un designato e dall'ufficio del procuratore della contea prima di essere inviato al dipendente.

D. L'avviso preventivo deve essere consegnato al dipendente in modo tale da garantire e stabilire ragionevolmente la ricezione da parte del dipendente.

E. Il decisore o un suo delegato può porre il dipendente in congedo retribuito fino a quando non viene presa una decisione definitiva.

F. Alla riunione di pre-azione avversa, il dipendente avrà l'opportunità di rispondere alle questioni presentate nell'avviso di pre-avversione. Il direttore delle risorse umane o un suo delegato faciliterà e registrerà la riunione.

G. A spese del dipendente, il dipendente può avere un avvocato a questa riunione. Se il dipendente deve essere rappresentato da un avvocato, il dipendente deve informare il Direttore delle Risorse Umane o un suo delegato entro il tempo stabilito nell'avviso preliminare scritto che sarà rappresentato, in modo che il Procuratore della Contea, o un suo delegato, possa partecipare.

H. Dopo l'incontro, il Deliberatore valuterà le informazioni offerte dal dipendente nonché ogni altra informazione ritenuta rilevante. La determinazione finale del Decision Maker, Decision Notice, sarà esaminata dal Direttore delle Risorse Umane o designato e dal Procuratore della Contea o designato prima di essere trasmessa al dipendente.

I. Entro un ragionevole lasso di tempo dopo la riunione, il decisore emetterà un avviso di decisione scritto in merito all'azione avversa. L'avviso di decisione scritta sarà consegnato al dipendente in modo tale da garantire e stabilire ragionevolmente la ricezione da parte del dipendente. L'avviso di decisione scritta deve contenere quanto segue:

1. Una dichiarazione dei motivi dell'azione, comprese le conclusioni sulla performance e/o la condotta, le date pertinenti, le violazioni delle politiche, qualsiasi spiegazione necessaria dell'impatto aziendale e qualsiasi necessaria determinazione della credibilità;
2. Una dichiarazione dell'azione da intraprendere;
3. La data di entrata in vigore dell'azione;
4. Una dichiarazione che il dipendente ha il diritto di addolorarsi per l'azione avversa, incluso un riferimento specifico alla procedura di reclamo della contea di seguito.
5. Una copia di questa politica.

IX. RECLAMI:

R. La procedura di reclamo è il metodo con cui un dipendente può richiedere la revisione della decisione di azione avversa di un decisore. Il riesame della decisione include se il decisore ha commesso un errore nell'applicare la politica della contea, non ha applicato questa politica, non ha preso in considerazione prove pertinenti, ha considerato prove irrilevanti e/o se l'avviso di decisione non stabilisce adeguatamente la motivazione della decisione.

B. Il reclamo deve essere presentato per iscritto al direttore delle risorse umane o designato, al responsabile generale delle risorse umane e al decisore.

1. Il reclamo deve indicare chiaramente:

UN. la base su cui il dipendente si oppone alla decisione di azione avversa per includere:

     i.  Policy application error or failure to apply policy in the adverse action process or decision making process.
    ii. Prove o informazioni rilevanti che non sono state considerate nel processo decisionale.
   iii. Prove o informazioni irrilevanti che sono state prese in considerazione nel processo decisionale.
   iv. L'avviso di decisione non stabilisce adeguatamente la motivazione della decisione.

B. la risoluzione richiesta dal dipendente.

2. Periodo di tempo per il deposito:

UN. Un reclamo deve essere presentato entro sette (7) giorni dal ricevimento della decisione scritta da parte del dipendente. Se il dipendente non presenta il reclamo entro questo periodo di tempo, il reclamo sarà considerato intempestivo e una rinuncia volontaria ai diritti di reclamo del dipendente. La presentazione di un reclamo non ritarderà né influirà in altro modo sulla data di entrata in vigore dell'azione avversa.
B. La presentazione intempestiva di un reclamo può essere derogata su decisione del Direttore delle Risorse Umane se vi sono prove di un evento imprevisto, un ostacolo inevitabile o un incidente che ha impedito la presentazione tempestiva del reclamo.

3. Procedura:

UN. Il Direttore delle Risorse Umane, o un suo delegato, esaminerà il Ricorso e qualsiasi informazione aggiuntiva accessibile al Direttore delle Risorse Umane necessaria per determinare se la decisione sia stata basata su un errore o non supportata da prove, in particolare ai sensi della Sezione IX (A). Sia il dipendente che il decisore sono tenuti a partecipare a questo processo, incluso ma non limitato a fornire ulteriori informazioni, rispondere alle domande e comunicare con il direttore delle risorse umane.
B. Il direttore delle risorse umane o un suo delegato emetterà una decisione scritta entro un ragionevole periodo di tempo. La decisione scritta affronterà le questioni sollevate nel reclamo, incentrate sulle prestazioni e/o sulla condotta trattate nell'avviso di azione preliminare e decisione.

  1. Se la decisione è di invertire o modificare l'azione del decisore, la decisione delineerà tutte le azioni che devono essere intraprese per risolvere il reclamo.
  2. In nessun caso il Direttore Risorse Umane, o suo delegato, può imporre un atto più severo di quello del Deliberatore.
  3. Se la decisione è di confermare l'azione del decisore, la decisione deve avvisare il dipendente che la decisione è definitiva.

 

 

 

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Jody Shadduck-McNally
Presidente, consiglio dei commissari della contea
(Approvato da BOCC – Consent Agenda – 11/14/2023)
(Firma su originale depositato in Records Management)

 

Distribuzione:
Tutti i dipartimenti della contea e i funzionari eletti
Manuale SOP per la gestione dei record (originale)

 

CK/jw

 

DATA: 14 novembre 2023

PERIODO DI EFFICACIA: Fino alla sostituzione

PROGRAMMA DI REVISIONE: Ogni anno a novembre o secondo necessità

ANNULLAMENTO: Politica e procedura delle risorse umane 331.8G; 16 maggio 2023

ALLEGATO/I: Nessuno

RIFERIMENTI):

A. Politica e procedura per le risorse umane, 331.4, Condizioni di Impiego
B. Politica e procedura per le risorse umane, 331.2, Reclutamento, candidature e assunzioni, Sezione VII, Dipendente a tempo determinato
C. Manuale delle politiche di governo: Politica 3.2 - Trattamento del personale
D. Funzionari nominati, Appendice A

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